テレワークの導入プロセス

テレワークを導入するためには、必要なプロセスがあります。ここでは、テレワーク導入のプロセスおよび推進体制をどのようにすればよいか説明します。

（１）テレワークの導入目的

下図は総務省の「平成30年通信利用動向調査」からの資料です。テレワークの導入目的は、1位が定型的業務の生産性の向上、2位が勤務者の移動時間の短縮、3位が通勤困難者への対応、4位が勤務者のゆとりと健康生活、5位が人材の雇用確保・流出防止となっています。

テレワークの導入目的（複数回答）

出典：内閣府男女共同参画局「男女共同参画白書 平成25年版」(pdf)

導入目的設定にあたって重要なのは、目的がその企業の経営方針と密接にリンクしていることです。「テレワークは福利厚生の一環である」という認識の方が多いようですが、実は多くの企業では「働き方改革による生産性の向上」を目的とし、戦略的に導入しています。テレワークの導入目的をトップ自らが従業員に明確にし、理解させることが望まれます。テレワーク導入に成功している企業では、トップが強い意思で社内を説得しています。人事部門が提案し、導入したとしてもトップダウンが非常に重要です。早い段階からテレワーク導入の目的を共有し、全社で関心と協力を得られるようにすることが成功の鍵となります。

（３）業務分析

プロジェクトチームが中心となって、現状の業務分析をします。業務分析のチェックポイントは、次の通りです。

以上の分析をした上で、現状の業務を以下のように分類します。

（５）テレワークの形態

どのような形態のテレワークを導入するのかも決定しなければなりません。在宅勤務、モバイル勤務、サテライトオフィス勤務のどの働き方を導入するのか。また、在宅勤務でも部分在宅にするのか終日在宅勤務にするのか、その両方か。在宅勤務の頻度はどうするのか、週に1日程度にするのか、3日以上も可能とするのか、などです。在宅勤務制度というと、多くの人が毎日在宅で仕事をすると誤解しがちですが、日本の企業の場合は、ほとんどが週に1日か2日の在宅勤務です。

モバイル勤務の場合も直行・直帰を認めるのか、その場合部分在宅勤務も可能とするのか。サテライトオフィス勤務も他社と共有型のサテライトオフィスにするのか、自社専用にするのか、など決めるべき項目は多岐にわたります。

（７）社内制度・ルールの整備

社内制度やルールについても検討が必要です。まず、どのようなルールでテレワークの利用者登録をするのか、上司や人事部門が承認するのかなどです。さらに、日常の利用申請もどのようにするのか、1週間前までに上司に申請するのか、前日までで良いのか、などです。

テレワーク時のコスト負担についても取り決めが必要です。よく中小企業の経営者の方から、在宅勤務者は給与を下げても良いのではないかという相談があります。給与制度は業務内容や所定労働時間といった労働条件に変更がない限り、労働者への不利益変更はできないと考えるべきです。

自宅でテレワークを実施する場合に必要な通信費や光熱費、ICT機器などの費用負担については、あらかじめ十分に話し合い、就業規則に定めておくことが望まれます。多くの企業ではインターネット環境などはすでにほとんどの家庭で導入しており、追加負担も発生しないため、補助はしていません。

音声通話については、携帯電話を会社支給したり、個人のスマートフォンの請求を私的利用と会社利用に分けて請求するシステムを導入したりする場合があります。

ICT機器については、会社支給のものを利用したり、BYOD（Bring Your Own Device）で個人のPCをリモートアクセスで利用したりする場合もあります。

光熱費については、企業によって若干の補助をする場合もありますが、多くの企業では自己負担としています。ただし、在宅勤務の日数が多い場合には会社からの補助を検討することが望まれます。

通勤費については、テレワークの頻度によって検討すべきです。週に3日以上在宅勤務する場合は、定期代の支給ではなく、都度精算した方が割安となる場合があるからです。

（9）文書の電子化

テレワークを実施する上では、文書の電子化は必要不可欠です。既存の紙の文書をどのようにするかが課題となります。しかし、すべての既存の文書を電子化するには膨大な費用がかかるでしょう。

どのような文書を電子化し、どのような文書は紙のままにするかを峻別することが必要となります。頻繁に参照する必要のある契約書などは電子化した方が、オフィスで仕事をする上でも効果的です。

（11）教育・研修（意識改革）

テレワークによる効果を高めるためには、導入時の教育・研修が不可欠です。教育には、「社内の認識の共有、意識改革を図るための啓発」と「円滑に業務を実施するためのガイダンス」の2つの目的があります。

なぜテレワークを実施するのか、その目的と必要性をテレワークの対象者だけでなく、従業員全員が理解することが必要です。そして、組織全体でテレワークを有効活用して、業務の生産性を上げることが望まれます。

以上、テレワーク導入プロセスについて記載してきましたが、必ずしもすべてが揃ってからでないとテレワークを導入できないわけではありません。いざテレワークを試行導入してみると、「問題になるのでは」と懸念していたことが案外大したことでないことが分かります。「案ずるより産むがやすし」で、まずはやってみることが望まれます。