今年度、所定労働時間内での在宅勤務からテレワークをスタートした社会保険労務士法人SaLac（サラック）。地元・広島県のお客様企業へテレワーク導入支援ができるよう、自社でさまざまな事例を積み重ねています。今年度の取り組み状況についてうかがいました。

　（左から）中川 玲子さん（代表）、堀 有希子さん

フレキシブルなテレワーク制度でさまざまなことを検証

今年度、実際に行った取り組み内容をお話しください。

全職員が複数回の在宅勤務を行い、一部の職員は月に2～3回実施中です。利用可能回数の上限は定めず、状況に応じてフレキシブルに利用できます。

職員によっては、出張労務相談員として半日または1日中出張先に常駐することもあります。こうした常駐時の待ち時間にテレワーク用のパソコンで業務が行えるようにしました。

また、事務所のパソコンを1台リモート接続用にし、2020年に入ってから、テレワーク用のパソコンからのリモートデスクトップ操作を行っています。セキュリティを強化した安全な環境でテレワークが行えるよう、ツール類をいろいろと検討しているところです。

今年度の取り組み内容は、ほぼ予定どおりと言えるでしょうか？

最初に目標としていた「各職員が月1回程度」の頻度を上回る実施ができています。始める前には、「しっかり準備しなければテレワークはできない」という先入観がありましたが、実際に行ってみるとチャットツールなどで思った以上に業務が遂行できました。オフィスにいるメンバーとうまく連携を取れれば遂行できる業務がかなりあることがわかりました。

実施前は「こうなったらどうする」などマイナスの意見が多かったのですが、実施後は「できるようにするためにどうするか」と前向きな意見が増えてきました。職員同士で今までの事例について情報交換し、「自分がやるならどうするか」と自然に考えていけるようになっています。

書類の電子化が進み、より効率的な業務遂行が可能に

テレワーク導入により得られた効果は何ですか？

事務所内の電子化が進みました。テレワークを実施して、どんな書類が電子化されていなければならないかをイメージできるようになってきています。

チャットの利用も浸透し、コミュニケーションスピードが上がりました。テレワーク時に電子化されていない書類があれば、オフィスにいる職員にチャットで連絡し、すぐに電子化してもらうこともできます。

これまではお客様に郵送していた書類を、メールやクラウド利用で納品することも増えてきました。データ納品が可能なお客様からは、納品が早くなり、紙で管理する手間がなくなったと好評をいただいています。

ここまでの取り組みで課題と思われたことは何でしょうか？

よりセキュリティの高いテレワークツールや運用ルールを整える必要性を感じています。そのためにリモートデスクトップツールを試行中です。また、テレワーク中の職員にお客様から電話がかかってきたときに対応できるように電話アプリを導入しました。今後も、テレワークを行う職員とオフィスにいる職員の業務の効率化を進めていきます。

テレワーク利用の記録は、実施後に必ず作成するよう義務付けていますが、今後はタイムマネジメントの意識向上のため、事前のタスク申請も行っていきたいと思います。

自社の事例をお客様のテレワーク導入支援に活用していきたい

テレワークを推進する上で、大切なことは何でしょうか？

一度に何でもやろうとするのではなく、まずはテレワークでできる業務を洗い出して実施してみるということだと思います。当社の規模でも、制度の導入時は否定的な声はありました。ですが、事例を積み重ねていくうちに、「テレワークでできること」が分かり、職員全員の気持ちが前向きに変わっていきました。

当社では代表が失敗を恐れずに取り組むことを大切にしています。やってみてうまくいかなくても、すぐに別の方法に切り替え、失敗を活かすようにしています。当社では、テレワーク導入を検討するお客様の支援をしたいと思っていますので、失敗事例も提案に生かすことができると考えています。

今後のテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

テレワークを希望する職員には、週1～2回の利用を推奨していきます。特に希望しない職員も月1～2回は実施し、社会保険労務士事務所としてお客様にテレワーク導入支援ができるよう体験を続けてほしいです。

これまでは所定労働時間での全日テレワークを行っていましたが、労働時間を検討し、半休と組み合わせての半日テレワークも可能としていければとも考えています。

ツールについては、リモートデスクトップツールを検証中のほか、事務所でこれまで使われていなかったタブレットをお客様先でのプレゼンテーション、移動中のメール確認などに使用することを考えています。隙間時間をより有効に活用できるようにしていきたいですね。

今後のテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

社会保険労務士事務所として、広島県内でテレワーク導入を考えるお客様へ、社内規程の策定や労働時間の管理などを支援していきます。その際、自社の事例を紹介しながら支援ができればお客様にもわかりやすく、当社への信頼も高まります。

現在、テレワーク導入資料の多くは大企業を想定した内容が多くなっています。地域の中小企業・小規模事業者向けの資料が少ないので、自社の事例がお客様にとって参考になるよう、引き続き積み重ねていきたいです。

広島市に事務所を置く、社会保険労務士法人SaLac（サラック）。今年度からテレワークのトライアルを始めました。「まずは実際にテレワークを行って課題を洗い出していく」方針で、少しずつ体験事例を積み重ねています。テレワーク導入のきっかけや、これまでのトライアルの様子などをうかがいました。

（左から）堀 有希子さん、中川 玲子さん（代表）、青木 由佳さん

2018年の西日本豪雨災害がきっかけでテレワークを導入

テレワーク導入のきっかけは何でしょうか？

働き方が多様化する中、社会保険労務士事務所としてお客様の相談にも乗れるよう、テレワークを考える話は以前から社内で出ていました。そんな中、実際に導入を行うきっかけとなったのは、2018年の西日本豪雨災害です。

交通機関が数日間不通となって職員の中にも出社できない者がいましたし、お客様先からも災害時の勤務の取り扱いについていろいろとご相談を受けました。

そこで、とにかくまず自社でテレワークを取り入れ、実際に行いながらシステムやルールなどを検証していくことに決めました。

初めてテレワークを行ったのはいつですか？

実際に始めたのは今年度になってからです。職員のほぼ全員が、複数回在宅勤務を行いました。自分の業務を調整したうえで、所定労働時間内でまずはやってみましょうというスタンスで取り組みました。

テレワーク用のツールはどうされましたか？

新たにノートパソコンを1台購入し、テレワークやお客様訪問に使用できるようにしました。在宅勤務時はこのノートパソコンを持ち帰って作業します。なお、自宅のモニターにつなぐことは許可しています。

​書類の持ち帰りは原則禁止し、これまでは印刷物とパソコンのモニターとを併用して仕事をしていた形を、パソコンの画面上のみで行うことにトライ中です。また、Web会議やチャットなど、さまざまなツールも使いながら検討しています。

取り組みながらより良い形を探していく

実際にテレワークを行ってみて、いかがでしたか？

青木さん：
私は通勤時間が往復3時間程度かかり、これは広島では長時間通勤に入るほうです。初めて在宅勤務をした日、通勤の3時間分がなくなったことで、1日に余裕が生まれました。身体的にも楽でした。

テレワーク初回は、とても気負っていたと思います。就業規則など規程のチェックに集中して取り組みました。在宅勤務では電話や来客の対応もなく、とても効率的に進められました。ただ、当日は必要以上に「さぼってはいけない」という意識を強く覚え、事務所で働く以上に緊張しました。2回目からは事務所にいるとき同様、適度に休憩も挟みながら作業ができるようになっていきました。

また、テレワークを始めたのは、気温が急激に上がり始める頃でした。職場は空調が効いていますが、在宅勤務では体調を損なわない作業環境整備を、自分で気を付けていかなければならないと認識しました。

テレワーク時のコミュニケーションはどうされましたか？

青木さん：
初回は私も事務所の皆さんもまだテレワークに不慣れなため、電話がかかってくることもなく、一人で黙々と作業をしていました。おそらく、事務所にいない人に気軽に電話をかけづらかったのではと思います。

さまざまなコミュニケーションツールの検討も始めたばかりですが、3回目にはチャットを使ってやり取りをしてみました。事前に事務所でも試してみましたが、自宅から利用してみて初めて分かる使い勝手などもあります。

テレワーク導入で、仕事のやり方を見直しましたか？

堀さん：
私は事務所まで通勤時間があまりかからないこともあり、2回程度在宅勤務をしたのみですが、事前に仕事の段取りを考えてから臨みました。それは他の職員も同様だと思います。「明日は在宅勤務なので、この仕事は今日ここまで進めておこう」とか、「この仕事は明日、テレワークで集中して行おう」などといった準備は行いました。

業務の2割、3割でも「テレワークでできること」に着目する

これまでの取り組みで課題と感じられたことは何ですか？

この業界は書類が多く、以前からペーパーレス化は課題となっていました。今後テレワークを進めるには、情報をどれだけデータ化できるかが大きなポイントです。

紙資料を見ながら作業するという従来のやり方に慣れていますので、パソコン画面だけでの作業にやはり不自由さは感じます。ですが、この不自由さこそが、やり方を変えていくきっかけになっていけばと思います。紙資料のデータ化については、できるだけ進めていこうと意識が変わりつつあります。

ただ、個人情報は事務所から持ち出せませんし、情報セキュリティには細心の注意を払う必要があります。テレワークではできない業務はもちろんあります。100％が無理でも、2割でも3割でもテレワークでできる仕事はあるはずですので、何をどこまで実現できるか、情報収集をしながら可能性を探っています。

社内でテレワーク導入に不安を感じている人はいらっしゃいますか？

いるとは思います。でも、私たちは少人数の事務所ですので、それを強みに、全員で話をして課題を解決していけます。これからテレワークが必要だということは、職員が共通に意識しています。

テレワークを行ったら、その都度報告書を書いて、業務内容や良かった点、課題、改善案を記録しています。職員であれば誰でも閲覧できますし、月次会議でも情報を共有しています。

テレワークは強制するものではありませんが、今は積極的に利用しないだろうという職員も、一緒にテレワークについて考えています。ライフイベントによって、急にテレワークが必要になるケースもあるかもしれませんし、なにより、社会保険労務士事務所として、職員一人一人がテレワークで体感したことをお客様に提供できるようにしていきたいです。

自社での体験を基に顧客へテレワークの提案ができることも目標

今年度末までのテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

全員に、少なくとも今年度中にあと1回はテレワークを行ってほしいと思っています。テレワークが必要な職員には、週に1回でも2回でも、業務のタイミングを見ながら利用していってほしいです。そして、さまざまな事例を積み重ねていきたいですね。

お客様訪問によっては、移動時間が長くなったり、仕事の前後に待機時間が発生したりします。ですので、今後、モバイル勤務ができることも必要だと考えています。メールの返信を書くためだけにわざわざ帰社するよりも効率的な方法がいろいろあると思います。

お客様へ提案ができることも目標なのですね。

弊所に合うルールであっても、お客様にも合うとは限りません。それぞれのお客様の状況に合わせた制度の導入、規程の作成を弊所に依頼される可能性があります。お客様にさまざまな提案ができるようにということを常に考えながら、事例を積み重ねていきたいです。

通勤時間削減で子育てや家族団らんの時間が持てる（石田さん）

共働きで未就学児のお子さんをお持ちの職員の方へ、テレワークを行った感想をうかがいました。

石田 朋久さん

これまでに在宅勤務を2回行い、就業規則や報告書の作成を主に行いました。通勤時間がなくなることで、朝晩の余裕ができました。在宅勤務日は、終業後すぐにプライベートタイムとなり、子供の世話をしたり、家族でゆっくり過ごしたりできるのがメリットですね。

自宅から近いお客様先へ行く際は、出社してから訪問するより、自宅から直接うかがうほうが移動時間を削減でき、業務の効率化が図れると考えています。顧問先訪問前後の在宅勤務も、今後試していきたいです。