2018年度、テレワーク利用を前提にした新オフィスへ移転し、今は社員の多くが自発的にテレワークを利用するまでになったRDサポート。社内の変化の過程などをうかがいました。社員の方々にもテレワークについてお聞きしています。

　（左から）管理部　須藤幸子さん・吉田弥生さん

テレワークは社内で当たり前の働き方に

今年度、実際に行った取り組み内容をお話しください。

テレワークを利用することを前提としたオフィス移転を2018年6月に行うことができました。移転前には社内独自のテレワーク推進月間を設けて利用を促進しましたが、移転後はそうした働きかけを行わなくても、テレワークを働き方に取り入れる社員が増え、すっかり社内にテレワークが定着したと言えると思います。
以前は、テレワークをすることが目的だった社員も少なくなかったようですが、現在は「在宅勤務のほうが集中できる」などのメリットを見つけて、目的のためにテレワークをするというように意識が大きく変わってきました。
2018年6月から12月の期間にテレワークを行った社員は26名で、実施回数は約790回でした。利用の仕方や頻度は個人によって異なりますが、もはや会社に来て働くことがベストだと言っている社員はいないと思います。

それにしても、2016年11月にテレワークを試験導入してから2年もたたないうちに、ここまでテレワークが「特別なこと」ではなくなったのは驚きです。

当社は人材サービス業ですから、テレワーク導入は無理と言われていました。でも、情報を守りながらもできる方法が必ずあると、道を探しながら行ってきました。少し見方を変え、動いていった結果、驚きと気付きがたくさんあったのです。

今、「うちにはテレワーク導入は無理」と思っている企業の方には、「そんなことはありません」とお伝えしたいです。

そこで当社がテレワークを通して進めた働き方改革を、今後、社会に還元していきたく、「ThinkaWork（シンカワーク）」と名付けました。「シンカ」には、「進化」「真価」「深化」とさまざまな意味を含みます。働く価値観、手段、実績を進化させていった道のりをまとめたページを、当社のサイト上に公開しています。
https://www.rdsupport.co.jp/thinka_work

なお、当社の一人当たりの残業時間は、月平均で2016年度は約21時間、2017年度は約14時間、そしてテレワーク活用が進んだ今年度は約10時間と減っています。業績は落ちていませんので、生産性は向上し続けていると言えるでしょう。

今後のテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

社内にテレワークは定着していますので、大きな目標というものはありませんが、今後は個人の事情で時短社員となっているけれどもフルで働きたいと考えている人が、時短を選択しなくても働けるようになることは理想です。テレワークは、時間ではなく、成果で評価されるような仕組みづくりの手段になるでしょう。
入社1年未満の新入社員に対しては、ThinkaWork教育を定期的に行っていく予定です。また、2020年東京五輪に向けて、今年はある程度シミュレーションを兼ねた取り組みが必要と思いますので、そういったことなども検討していきたいですね。

入社1年を経て、いよいよ利用できるテレワークが楽しみ（南さん）

人材事業部　南さん

南さんはテレワーク研修などを終え、2019年2月から利用し始めるそうですね。

営業職なので外出が多く、入社1年後から利用申請できるテレワークで、これからは時間の使い方がもっと効率的になりそうです。
周囲にはテレワークをしている方が多く、どう活用しているのかを目の当たりにしてきました。遠方に住んでいる方や家族がいる方など、時間の使い方が上手でとても参考になりますし、いきいきと働いている姿がうらやましく思えていました。

同じオフィスにいなくても、各自の予定はオンラインカレンダーで分かりますし、コミュニケーションツールはいくつもありますので、困ったことは特にありません。マネージャー陣も率先してテレワークを利用しています。

今のところ、最初は週1回程度からテレワークを初めてみて、少ししたら週2～3回程度に増やそうかと考えています。モバイルワークオフィスを使う場合もあると思います。もちろん、時間の使い方が自由になる分、パフォーマンスが求められるというプレッシャーはありますが、それ以上にやってみたいという気持ちが強いですね。

みんながテレワークをしているので、顔を合わせられる機会が貴重になり、会議が活発になったとも感じます。受け身でただ会議に参加しているという人は少なくなったのではないでしょうか。私も積極的に発言するようにしています。

テレワークで趣味の時間を捻出できることが、仕事にも好影響（松本さん）

人材事業部　松本弘子さん

マネージャーである松本さんは、どの程度テレワークを利用されていますか？

現在は週２回、曜日を決めて、基本的には在宅勤務しています。テレワーク導入の初期メンバーの一人でしたので、2016年から週1回ぐらいずつ利用し始め、1年ぐらい前から週2回に増やしています。
最初はテレワークをすることが目的になってしまっていて、在宅勤務時は肩に力が入りすぎて、出社しているときよりも疲れてしまうほどでした。ただ、ちょうど仕事一辺倒の働き方に行き詰まりを感じ始めていて、テレワークの利用は価値観を変えてくれました。

今は仕事だけの自己実現では物足りなく、プライベートな時間での自己実現も両方大事だと強く思うようになっています。私の場合、趣味のスポーツを楽しんでいるのですが、時間を有効に活用するために、テレワークは不可欠です。
仕事のために趣味をあきらめることなく楽しめていて、それが仕事にもポジティブな影響を与えるという良いサイクルになっていると感じています。以前よりも仕事量を減らしたり、実績を落としたりしているわけではありません。時間では計れない価値提供ですね。

マネージャーという仕事柄、一定の頻度でメンバーと接することは必要なので、毎週の会議はなるべく対面で参加するようにしています。オフィスにいるときには、メンバーとコミュニケーションをとり、在宅勤務では作業に没頭するといったリズムを作っています。

テレワークでの利用環境が整い、全員が出社しなくても仕事ができるようになったことで、2018年6月に新オフィスへの移転を実現させたRDサポート。これまでの取り組みや今後の推進活動予定、また実際にテレワークを利用している社員の方の声をお届けします。​

（左から）管理部　吉田弥生さん・須藤幸子さん

テレワーク環境が整い、新たな視点で新オフィスを探せるようになった

新オフィスへの移転はテレワーク制度導入・拡大が大きな要因だったのですね。

テレワークの仮想環境整備が予想以上に早く整ったため、テレワークを活用することが前提でのオフィス移転が可能になりました。全員の席を確保しなくても良いオフィスを作れば良いと考え、前オフィスより面積は狭くても立地の良い場所で探すことができました。新オフィスの広さは前のオフィスの6割ほどですが、社員の一定数が常にテレワークしているので、現在、出社時の席は足りています。​

昨年までは「出社ありき」でテレワークは取り入れてみようというレベルでしたが、1年後には「テレワークありき」で、対象者は日常的に利用するようになるほど働き方が変化しました。

移転にあたっての取り組みなどがありましたらお聞かせください。

移転する前の4月～5月に、当社独自でテレワーク推進月間の取り組みを行いました。テレワーク利用を申請し許可されているけれど、実際まだ利用したことがない社員が何人かいましたので、週に最低1回、必ずテレワークを行うというルールを設定しました。また、各事業部のミーティングの曜日もずらして出社人数が多い曜日を作らないようにしました。

それでも移転した当初は出社人数が多く、座る席がないという日もありましたが、移転から1カ月ほどした現在はテレワークをするタイミングが対象者それぞれわかってきましたし、テレワークをする回数を増やした社員もいるため、オフィス環境も落ち着いてきました。

銀座の新オフィス

吉田さんはお子さんが小学生になられて働き方に変化はありましたか？

当社のテレワークは8時間で1日分とカウントし、週に3日分（24時間）までは分割で取得可能となっているため、使い方によっては毎日テレワークを取り入れることも可能です。

私の場合は、午後の仕事で来客や打合せがない限りは15時で退社して、帰宅してから再び仕事をする日を作っています。在宅のほうが仕事に集中できるため、週に１回はそうしないと仕事の整理がつかないですね。​

また朝は通勤ラッシュを避けて、8時ごろから在宅で１時間程度仕事をし、オフィスには10時ぐらいに着く時差Bizのようなことをしています。子どもが登校した後、家でその日の仕事の組み立てを落ち着いてできます。

今年度のテレワークの拡大予定や課題と感じていることなどをお聞かせください。

対象者全員が、基本的に週１回以上はテレワークを取り入れた働き方ができるようになることです。昨年度、売り上げが伸びたのですが、それはテレワークを導入し、働き方を変え、生産性を考えて行動した結果であると思っています。当社は転職を支援する会社ですので、働き方改革を自ら実践することは、求職者が求めている将来の働き方のビジョンへの共感に繋がります。

また途中入社の社員に対しては、入社1年後にテレワークができるように、これまでの取り組みを知ったり、タイムマネジメントの方法を学んだりする教育の機会が必要と感じています。

テレワークの取り組みについては、社内で発表できる場が年に2回あります。直近では、テレワークに前向きではなかった社員にあえて発表してもらいました。すると、「やってみたら意外と良い」「家族との時間が増えた」といったポジティブな感想が出たため、彼のように小さい変化でも良いのだと他の社員の参考になったようです。個人の取り組み内容や感想を発表する場を設けることで、働き方の更なる進化に繋がると考えています。

須藤さんはこれからの育児休業中にテレワークを利用していかれるのですね。

もうすぐ産休に入り、来年の春まで育児休業を取得しますが、テレワークを導入したことで管理職の代理を立てずにマネジメントを在宅で行う予定です。当社では初めての取り組みです。

私自身がやりたいと希望しました。完全に業務から切り離されてしばらくたって復帰するよりも、社内の状況がわかっていて戻れるのは安心感があります。事例として成功することで女性管理職の登用につながる可能性もあるでしょう。

今年度、テレワークの活用でどの程度の成果を得たいですか？

期末の時点で売り上げや利益が伸びていることはもちろん、残業時間もさらに減らしたいですね。終日在宅勤務では残業は禁止ですし、昨年は21時以降の就業を原則禁止にして、今はほぼ深夜残業はありません。今年からは、残業を減らしてより少ない時間で成果を上げた社員を評価する制度も導入します。

コミュニケーションスキルはあがっていると感じます。今は誰かがテレワークしている状態が当たり前になってきているので、打ち合わせの回数が減り、資料もデータ化が進んでいます。事業部ごとに、離れていても連絡ができる手段を考え始めています。

なお、当社では入社時のキャリアに関わらず、テレワーク申請可能となるのは入社1年後からとしています。中堅にあたるキャリアを持つ社員でも、テレワーク時の自己マネジメントやコミュニケーションがきちんと行えるよう、その準備期間として1年間は必要だと思っています。

テレワーク利用者の声1：後ろ向きだったがやってみたらできた（茨木さん）

紹介事業部　茨木邦彦さん

テレワーク利用者の声2：週3日の終日在宅勤務を1年以上継続（加藤さん）

派遣事業部　加藤千紘さん

加藤さんはテレワーク導入の初期メンバーのお一人とのことですね。

テレワーク導入の初期メンバーの一人として、もっとも早くから利用しています。導入したばかりのころは週1日までの利用規程でしたが、その後上限が週3日となって以来、すでに1年間ぐらい終日在宅勤務を週3日行っています。

連休がある週なら、出社は1日のみですね。会社の全体会議がある日は出社し、他は臨機応変に出社日を決めています。ただ、会社に来ない日をあまり連続して作らないようにはしています。ルーティンの仕事をしているわけではないので、出社日はいろいろな人と話したり、情報収集したりして得たことを次の仕事に活かしています。

自分が心地よい空間で働けるのでテレワークにはとても満足して、ストレスなく働けています。柔軟にさまざまなことに挑戦するのが好きなので、今後も人事部の要望があれば、より多様な働き方に挑戦していきたいと思っています。

テレワークを希望する社員が全員仮想デスクトップで作業できるよう、当初の予定を大きく上回るスピードで環境整備を整えたRDサポート。テレワークを行う社員が増えるとともに、社内全体のタイムマネジメントの意識も向上しています。テレワーク導入に助成金を検討している中小企業へのアドバイスもしていただきました。

代表取締役　大澤裕樹さん、管理部　吉田弥生さん・須藤幸子さん

テレワークを希望する社員全員が実施可能に

今年度、実際に行った取り組み内容をお話しください。

2017年6月にテレワーク利用対象者を広げ、また実施回数の上限も管理者の許可を得た社員については週3回までに増やしました。テレワーク対象者も5名増えて、11人になりました。検証が終了した9月に全社員に対して働き方に関するヒアリングを行い、その結果を基に、10月以降は社員30人のうちテレワークを希望する29人全員がテレワークできるよう、仮想デスクトップへの移行を順次行うなど環境整備を整えていきました。

また、モバイルワークオフィス2社と契約し、テレワークの利用申請が受理されれば、営業社員に限りモバイルワークオフィスも利用可能としました。12月にはテレワーク規程の届出を行っています。そして、2018年1月にはテレワーク希望者全員の仮想デスクトップへの移行が完了し、テレワークができる環境が整いました。

前回のお話では、モバイルパソコンを持たない内勤社員の場合、社員の個人所有のパソコンにセキュリティを確保した仮想デスクトップ接続を設定するか、液晶テレビなどに接続して使うスティック型のパソコンを利用するかのどちらかを選ぶということでしたね。どちらの利用が多いのですか？

半々ぐらいです。通常はスティック型パソコンを使うけれど、個人のパソコンでも作業可能なように仮想デスクトップを設定してほしいと希望した社員も数名いましたので対応しました。

今年度の取り組み内容は、ほぼ予定どおりと言えるでしょうか？

全社員の仮想デスクトップへの環境移行は、サーバーの準備も必要なので、もともとは来年度に予定していました。ですので、これは予想以上に早く進みました。テレワークを行うにあたって仮想デスクトップへの移行はセキュリティ上必須で、社内でも強い要望があり、この流れを止めてはいけないと管理部ではいろいろと検討しました。

結果としてシステム業者の協力も得て、妥当な費用でサーバーをレンタルできることになり、希望者全員の仮想環境への移行が早期実現しました。モバイルパソコンを人数分用意するより、仮想デスクトップの環境を作ったほうが将来的なコストは低いと判断したのです。仮想デスクトップ環境が整って、セキュリティ面の心配がなくなり、情報漏洩リスクが削減できたことは非常に安心です。

テレワーク導入でタイムマネジメントへの意識が向上

現在のテレワーク利用頻度などについてお聞かせください。

コンスタントにテレワークを利用している社員は全体の半数ぐらいです。営業社員は外出と組み合わせて利用するケースが多いですね。

終日、在宅でテレワークをしている社員はまだそれほど多くはありませんが、2016年の秋からスタートしたテレワークの試験運用に参加した社員は、終日テレワークで仕事をすることが習慣化してきています。テレワークを行ううちにメリットを感じ、事前に仕事のスケジュールをたてて自発的に行うようになりました。

現在はまだテレワーク希望者の環境が整って日が浅いので、しばらくは様子を見つつ、いずれ「今月は全員週1回テレワークをしよう」といった会社をあげての推進も考えていきたいと思っています。

今年度、テレワーク導入の目的は達成できましたか？

テレワークを利用する社員のタイムマネジメントに対する意識が上がってきたと思います。残業時間が昨年度は月平均で約21時間だったのが、今年度は約14時間と減っていますし、それでいて業績は落ちていませんので、生産性は確実に上がっていますね。当社の平均通勤時間は往復で約2時間弱となっており、片道1時間以上の社員は少なくありません。テレワークの日は通勤時間の分、早く業務を終わらせることも可能なので、プライベートな時間を増やせます。

ワークライフバランスの充実にもテレワークは効果が出ていると感じます。たとえば、ある女性営業社員は昨年までは残業が多く仕事の仕方にも余裕がありませんでしたが、テレワークを取り入れるようになってから長時間労働は決して効率的ではないと理解しました。終業後に業務に直結するようなサークルや、異業種交流会に参加するようになって、いろいろな情報を会社に持ち帰ってくれています。このような社員が出たことは、とてもうれしいですね。

「定時で帰っていい」という雰囲気があるかないかはまだ部門によって異なりますが、テレワークを行う人が出てきたことで、変わりつつあると思います。

今年度のテレワークへの取り組みについて、社内からはどんな声が挙がっていますか？

特に否定的な意見は聞きません。テレワークを含めて「働きかたを進化させ、成果を創出する」というスローガンのもと、社員全員が時間あたりの生産性を意識するようにこれまで説明や周知を繰り返し行ってきました。

会社の課題を解決する助成金活用はお金以上の効果がある

来年度以降、予定しているテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください

終日の完全在宅勤務は週3日までといった内容をはじめ、テレワーク制度自体は大きく変更する予定はありませんが、運用面ではより改善を図っていきたいです。システムについても、助成金も検討しながら、より良い環境になるように整えていきたいです。

小企業でテレワーク導入に助成金を考えている会社は多いと思いますが、そういった企業へのアドバイスがあればお願いします。

年度の途中から始まる助成金もありますので、常に情報収集しながら、自分の会社の課題に合う助成金を探すことをおすすめします。単純に金額の大きさで判断するのではなく、何が課題かによって使える助成金が変わってくると思います。

助成金は計画して受理され、そこから検証して結果を報告するものなので、長期戦です。無理やり作った申請をしても実態と合わず、結局無理が出て成果が出なかったということでは、ただ負担ばかりで終わってしまう可能性もあります。

ですが、会社の課題とマッチすれば、中小企業において助成金は大きな力となります。特に設備投資の面では、当社では助成金を毎年活用してきました。また、助成金運用上のルールを社内のテレワーク利用ルールにすることは、タイムマネジメントの向上に有効でした。申請は大変な部分もありますが、経験すると慣れてきますので、ぜひ中小企業には助成金の利用を検討してほしいです。

一定数の社員がテレワークすることを前提としたオフィス移転を検討中！

今後のテレワーク推進活動についてお聞かせください。

社内での周知啓蒙活動は引き続き行いますが、さらに来年度は働き方に関するアワードなどに応募してみようかと考えています。

そして、社員がテレワークをすることを前提としたオフィスの移転が決まりました。全員分の席を設けなくてもオフィス運用できるようにしたいと考えています。そのためには普段からコンスタントにテレワークを活用しようという推進活動を取り入れていく必要があるでしょう。会社に必ず来なければならないという働き方を変えていきます。

写真：在宅勤務時の須藤幸子さん（管理部）

来年度以降、テレワーク活用・拡大によりどの程度の成果を得ることを目標としていますか？

労働時間の短縮を目指していきたいと思っています。たとえば定時が8時間から7時間になっても給与を変えなければ、1時間あたりの単価が上がってモチベーションにつながります。残業時間が減ってプライベートな時間が増えることで、前述した女性営業社員のように社外活動ができるようになり、新たな情報を会社にもたらして社員に影響を与えるといった事例をもっと期待したいです。

中小企業では働き方改革は無理という声を聞きますが、むしろ中小企業の規模だからこそ、すぐに変えられるということを当社の取り組みで伝えていきたいです。

誰もが利用できる働き方の一つとして、テレワークが浸透しつつあるRDサポート。テレワークを希望する全社員に対して利用環境が整い、今では「常に誰かがテレワークをしているのが当たり前」の状態となっています。

管理部　（左から）須藤幸子さん、吉田弥生さん

仮想デスクトップでテレワークができるように

テレワークの利用環境の整備がずいぶん進まれたようですね。

テレワークを希望する社員を優先にシステム環境を整えてきました。2018年2月現在で、代表の大澤を含む弊社社員31名のうち、テレワークを希望する全員となる29名が仮想デスクトップで仕事ができるようになっています。

モバイルワークオフィスも2社と契約しており、テレワークの利用申請が受理されれば、営業社員に限りモバイルワークオフィスも利用可能です。主に、外出先から外出先へ移動する間などに、オフィスへ戻らなくても仕事ができる環境として利用されています。

モバイルワークオフィス導入前は、すきま時間の社外勤務を行う際はカフェなどを利用し、社員が自腹で飲食代を負担していましたが、その負担がなくなった上にセキュリティも確保でき、社員からも喜ばれています。

　契約しているモバイルワークオフィス

テレワークの利用環境は、前回のお話ではパソコンを貸与しているとのことでした。

実は、社員の個人所有のパソコンにセキュリティを確保した仮想デスクトップ接続を設定することが可能となりましたので、今後は内勤の社員へテレワーク用のパソコン貸与の必要がなくなりました。テレワークのたびにパソコンを持って帰るという手間もなくなり、会社にとっても社員にとってもメリットのある方法です。資料類は仮想デスクトップ上でのみ扱うことができ、個人のパソコンにはダウンロードやコピー＆ペーストはできないよう設定しています。

液晶テレビなどに接続して使うスティック型のパソコンを利用することも可能です。その場合、テレワークに必要なディスプレイやキーボードといった機器は社員が自分で用意します。営業社員については、もともとノートパソコンを貸与しているので、そのパソコンを使って自宅や外出先からアクセスしています。1月中には、テレワーク希望者全員が仮想デスクトップで業務ができるようになりました。

会社として導入を検討しているツールはありますか？

iPhoneのメッセージ機能は全員使えますが、その他、いろいろと検討中です。無料利用できる範囲内で試してみた中で、全社的に使えそうだと判断したものは有料のビジネス版を契約することを考えています。現在、ツールの利用は事業部によって差があります。

Web会議の利用についてお話しください。

現在はSkypeを利用しており、誰もが一度は経験しているので、Web会議が特別なものという感覚ではなくなってきています。社内会議だけではなく、外部との打ち合わせにもWeb会議を利用しています。テレワーク対象者が増えていけば、今後ますますWeb会議を利用する機会は増えていくと思います。実際の利用頻度は部署によって差がありますが、気軽に使える環境だということは今後も伝えていきます。

テレワークをしている人がいるのが当たり前の状態に

全体的にかなり順調にテレワーク導入を進められていると感じますが、それでも不安を感じた人もいたと思います。どう対応してきましたか？

不安を感じるというより、自分にテレワークは必要ないという社員はいると思います。ただ、それはまだテレワークを行ったことがないからそう思っている面があります。社員の中には、自分の意思ではないけれど、会社の方針だからテレワークを申請するというスタンスの人もいます。

そういった人たちへは、テレワークは働き方の選択肢であること、しないからといって評価が下がるわけではないことを伝えた上で、現在の働き方を続けていくことが本当に会社にとって良い社員であるのかを考えてもらうようにしています。

テレワークの利用の仕方の例を教えてください。

終日の完全在宅勤務は週3日を利用上限としています。また、出社と在宅を組み合わせての細切れのテレワークも、週に3日に相当する時間の範囲で利用することができます。たとえば毎日朝から午後3時まで会社、その後保育園へ子どもを迎えにいって帰宅、帰宅後に1～2時間在宅勤務というパターンの働き方をしている社員もいます。

すでにほとんどの社員が、朝自宅でメールチェックをし、ラッシュの時間を避けて出勤するといったことはしています。これもちょっとしたテレワークですね。

1年前は朝、始業時刻に全員が出社していましたが、現在は常に誰かがテレワークしているので、朝、オフィスに人が揃っていないことが当たり前になっています。個人のタイムマネジメントにまかせています。もちろん、現在在宅であるといったことは一目でわかるように予定を共有しています。テレワーク本格導入に向けてスケジュールを「見える化」することを定着させました。

テレワークにおける労務管理で、これまでのところ課題を感じたことはありますか？

テレワークだからといって労務管理を変えたわけではないので、特にはありません。もともとのフレックス制度をより柔軟にして、部分在宅勤務しやすくしていますが、労務管理を行うマネージャーの負担が増えるといったこともありません。

テレワークができるからこそ、「会うこと」も大切に

テレワーク時における働きすぎは防げていると感じられますか？

基本的にテレワークの日は残業しないルールです。昨年度と比較して、今年度は毎月の時間外労働時間はかなり減っています。たとえば2016年10月の全社員の残業時間合計は約595時間でしたが、2017年の10月は約355時間と、240時間減りました。11月も昨年度比で260時間近く時間外労働が減っていますので、働きすぎになることはなくなっているように思います。

時間の使いかたを意識するようになったということでしょうか？

私たち2人も、社内・在宅を問わず、生産性をより強く意識するようになりました。管理部でも、会議なら時間内に終わらせようとしています。仕事の棚卸しをするようにもなりました。

今まで管理部が業務の改善提案を行ってもかたくなに拒否していた人が、テレワークを実際に行ってみたらメリットを実感し、結果として業務フローを変えていたという事例もあります。今まで当たり前に行っていた業務も、小さなことでも変えていけば、働く場所にとらわれず効率化が実現するように思います。

社内会議風景。時間を強く意識して行うようになった。

テレワーク実施後、社内において働き方や考え方に変化が感じられますか？

大きな変化はまだこれからですが、少しずつ変わりつつあると思います。事業部によっては全員がテレワークしている状況なので、あえて週1回だけは全員が顔を合わせる機会を作っているところもあります。昨年度からの大きな変化ですね。テレワークで仕事ができますが、だからこそ会うことも重要です。

テレワークを使うことで、ライフイベントをあきらめてほしくないと思っています。また、男性社員の育児休業の取得率も上げたいと考えています。ある程度長期間休暇をとっても会社が回り、本人も育休をとったからキャリアが止まることはないようにしていくことも重要だと考えています。今まで休みなく働き続けてきた社員が長めの休業を取得することによって、仕事をすることの意義や仕事の楽しさ、そして自分の理想とするライフプランなどを考えるきっかけになってくれることを期待しています。

RDサポートが目指しているのは、育児や介護といった理由をつけることなく、誰もが利用できるテレワーク。プロジェクトチームを組んでテレワーク導入を進めています。

管理部　（左から）須藤幸子さん、吉田弥生さん

働く時間の制約を解決する方法としてテレワーク導入を検討

テレワーク導入の経緯をお聞かせください。

きっかけの一つは育休から復帰する社員が増えてきたことです。育児をしながらの仕事では突発的な早退や休暇をとらなければならないこともあり、また日々働ける時間の制約があるため休日出勤で仕事の穴埋めをすることもありました。現状の制度によるデメリットを解消する方法に、テレワークが浮上してきたのです。

そして、昨年度、東京都の「女性の活躍推進等職場環境整備助成金」を申請・利用して仮想デスクトップ環境が整いましたので、これを機にテレワーク規程も作成して、2016年の11月からテレワークの試験運用を始めました。

とはいえ、テレワーク導入は決して育児や介護がある社員のためだけというわけではなく、誰でも使えるようにすることが目的です。働き方の選択肢の一つとして導入しました。

社内の反応はどうでしたか？

一部の管理者からは「テレワーカーが何をしているか分からない」といった不安の声があがりました。その不安を解消するために、事前にしっかりと規程を作り、ルールを明確化しました。

テレワークの導入は、社内で「オフィススタイル＆ワークスタイル変革プロジェクト」を立ち上げて行っています。当社代表はテレワークという働き方を取り入れることに非常に前向きですので、「現状を変えていかなければならない」と後押ししてくれたことは心強かったです。

試行を経て利用対象者や環境を見直す

今年5月までの試行はどのように行ってきましたか？

「オフィススタイル＆ワークスタイル変革プロジェクト」メンバーを中心にした6名で、まずは週1回を上限としたテレワークを行いました。このうち育児による時短勤務の社員は1名だけでした。

そのような中で行ったテレワークでしたが、当初、会社貸与のスマートフォンを常に気にしたり、業務を詰め込みすぎたりしてしまいました。「目の前にいないことで信用されていないのではないか」「何をしているのだろうと思われていないだろうか」などといった気疲れが大きかったようです。1カ月経過後は、それぞれリズムができ、テレワークを楽しむ余裕もできました。

テレワーカーには定期的にアンケートをとって、テレワークのメリットやデメリットを検証していきました。

試行後、今年6月からは実施者が増えていますね。

テレワーク利用対象者を広げ、また実施回数の上限も管理者の許可を得た社員については週3回と増やしました。2017年5月までは6名だったテレワーカーが、10月の段階では社内の全事業部から計11名となっています。また、自宅で仕事を行うことが難しい環境にある社員がいることから、モバイルワークオフィスの利用試行を始めています。

テレワークの利用は、社外でも通常どおり業務を遂行することが可能な場合に限っていますので、たとえばお子さんの体調不良で看護が必要な場合などは、有給休暇を取得してもらいます。ですが、フレックス制度もありますので、テレワークを組み合わせることで、半日休暇・半日在宅勤務といった、より柔軟な働き方が可能となってきています。

テレワークの実施環境についてお話しください。

内勤の社員でテレワーク利用者には、在宅勤務時に使用するパソコンを貸与し、自宅回線から仮想デスクトップへアクセスできるようにしています。営業社員はもともとモバイルで仕事をできる環境を持っています。作業環境については申請時の記載で、問題がないことを確認しています。

なお、オフィスはフリーアドレス化しており、毎日異なる席で仕事をすることができます。テレワーク導入の動きは、このフリーアドレス化から始まりました。

社内はフリーアドレス制。どのデスクでも仕事ができる

テレワークを行うことで「仕事の棚卸し」ができた

ここまで取り組みの結果、テレワークに感じた効果は何でしょうか？

私たち2人もテレワークを行っていますが、働き方に対しての考えが変わりました。これまでは時間の制限があるのでできないことがあると思っていました。ですが、それは集中の度合いによって変わり、また「オフィスでやるべき仕事、家でもできる仕事」といった仕分けができるようになりました。

在宅勤務では、電話や来客対応などで業務が中断されることがないので、仕事は家で行うほうが集中できます。特に資料作りなどの業務では、たとえば会社で8時間かかっていたことが、6時間で終わったこともあります。
また、ルーティンワークを見直して、どうやったら効率化できるかを考えました。今までは「こうあるべき」としていたフローの手順でスキップしたものもあります。それにより、提案やリサーチといった考える業務に充てる時間や、外でのセミナーに参加する時間などが増えています。優先順位をつけることで、自分の仕事の棚卸ができました。

これまでの取り組みの結果、課題と感じられたこともあったと思いますが、いかがですか？

最初はモバイルパソコンを自宅に持ち帰って作業していましたが、画面が小さいため仕事がしづらく、身体にも負荷がかかってしまっていました。ですので、今は在宅でもモニターとスティックパソコンを貸与して、オフィスで作業するのとあまり変わらない環境を整えています。作業環境がオフィスと自宅とほぼ同じになりました。

課題が出てきた場合には、まずは管理部で検討し、解決案をプロジェクトメンバーに相談しています。プロジェクトチームは月1～2回程度のミーティングを行っています。実施・検証のスタイルを繰り返して、改善点があれば検討していきます。

そのほか、実際にテレワークを行ってみて感じることをお聞かせください。

テレワークは、いわゆる「モーレツ社員」にとっては働き方の既成概念を覆すような働き方であるようです。「テレワークが本当に必要なのか？」と思う社員もいる一方、テレワークで家族のための時間が増えることにメリットを感じる社員もいます。テレワークを行うことにより、多くの社員が将来の働き方についていろいろと考える機会を得られました。

テレワークを利用することで時間と仕事を生み出してほしい

今年度末までのテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

テレワークの対象者は勤続年数が3年以上などの要件がありましたが、今年12月からは、勤続年数1年以上で管理者の承認やセキュリティ基準を満たした者といったように、テレワーク利用対象者をさらに広げていきます。テレワークの希望者が増えているので、環境を整える準備をしています。

テレワークの理解・活用について社内ではどんな推進活動を行っていますか？

今年の夏には外部から講師を招いて全社員向けのセミナーを行いました。その後、社内でテレワークにむけたタイムマネジメントのワークショップも実施し、社員向けに随時情報発信を行っています。

当社の今年のスローガンは、「働き方を進化させ、成果を創出する」です。全社的に、働き方を変えようとしています。現在は、誰かしらテレワークをしている状態です。

今年度は、テレワーク活用・拡大によりどの程度の成果を得ることを目標としていますか？

まずはタイムマネジメントを強化して、生み出す時間を増やして欲しいです。そして当社の社員でなければできない仕事も増やしてほしいです。働き方を変えてプラスになることを見つけないと意味がないと思っています。

社員には生産性を高め、新しいビジネスを提案できるようになってほしいです。そのためにテレワークを働き方の一つとして利用してほしいと考えています。

残業時間については、昨年8月が社員30名で合計600時間の残業時間でしたが、今年の8月は300時間になりました。無駄な仕事や残業が減ってきています。テレワークの効果も大きいと思います。

テレワーク導入を検討している企業へ伝えたいことがありましたらお話しください。

当社の場合は、助成金運用上のルールを社内のテレワーク利用ルールにすることで、タイムマネジメントが向上しました。また、助成金によって設備投資を行うことができました。中小企業向けの助成金はいろいろあります。同規模の企業の方々は積極的に助成金を活用することで、テレワークの導入を進められるのではないかと思います​。