従来の在宅勤務制度を見直した『テレワーク@Home』を導入し、働き方の選択肢を広げたベネッセホールディングス。今回も、実際に制度を利用している社員の方に、テレワークを活用するようになった経緯や、働き方の変化などをうかがいました。

広報・IR部 IR課　金子理恵さん

在宅勤務で、通勤にかかる3時間分を有効活用！（金子さん）

テレワークはいつ頃から、どの程度利用していますか？

決算発表の時期をのぞき、月に2～3回程度の終日在宅勤務をしています。利用する曜日は特に決めていず、来客の予定がなく、集中して業務ができそうな日を見極めて利用しています。

2017年夏に、所属部署が新宿オフィスから多摩オフィスへ移転し、私は通勤時間が片道1時間半ほどと長くなったのです。また、2018年1月に結婚して家庭を持ち、時間の有効活用についてより考えるようにもなりました。ちょうどその時期に、部署でテレワークを利用できるようになりましたので、さっそく利用申請しました。

実際にテレワークを利用してみて、いかがでしたか？

何といっても往復3時間の通勤時間がないので、身体がとても楽で、気持ちにも余裕が持てました。朝は普段より家事をする時間がありますし、終業後はすぐにプライベートな時間に切り替えられます。
仕事の面でも、周囲に電話や人の声がしない自分一人だけの空間で、業務に集中することができました。特に、チェックや分析といった業務に、在宅勤務は向いているように思います。
在宅勤務日は、始業時間になりましたら、これから業務を始めることと、予定している業務内容をIR課のメンバー全員宛てにメールで伝えます。当社では全員にスマートフォンが貸与されていますので、電話対応は出社しているときと同様に行えますし、Web会議もツールを使って自宅から参加できます。終業時は、その日の成果報告をします。

周囲の方たちもテレワークを利用していますか？

IR課の社員4名は全員利用しています。上長がよく理解してくださっていますし、テレワークはもう特別なことではありませんね。外線にかかってくる電話への対応などがあるため、課内でなるべく在宅勤務日が重ならないようにはしています。
働き方は、業務に支障がなければ各自の裁量に任せてもらっていると思います。フレキシブルにテレワークを活用するとともに、週に1回の課会では、基本的に全員が出社して直接顔を合わせるようにしています。
もともと時期によっては、新宿オフィスと多摩オフィスとに分かれて業務をしていますので、離れていても課の業務を遂行できる下地があり、それがテレワークになじみやすかった面はあるかもしれません。

テレワークを利用し始めて、仕事への取り組み方で変わったことがあればお聞かせください。

時間を今まで以上に意識して、仕事をするようになりました。より効率的に仕事をする方法を考え、「この業務は在宅勤務日に集中して取り組もう」など、仕事の切り分けも行って、テレワークに臨むようにしています。
通勤での疲れがなく、プライベートの時間が多くとれることは、テレワークの日だけでなく、翌日からの出社にも良い影響があると気付きました。体調が良くなってリフレッシュできるので、次の日、会社でも心身ともに良いパフォーマンスを維持できています。今は月2～3回のテレワーク利用がちょうど良いペースと感じていますが、今後、可能ならもっと回数を増やしていきたいですね。

システム強化や事例の積み上げなどを検討中（西脇さん）

西脇裕記さん（グループ人財部）

今後、取り組んでいきたいことをお話しください。

『テレワーク@Home』の利用承認は、各部門長の判断によります。より多くの部が利用できるよう、システムのセキュリティ面の強化を検討しながら進めているところです。また、働き方改革全体の中で、テレワークをどう位置づけるかという議論も始めています。

社内のテレワーク推進活動についてはいかがですか。

もっとテレワークに関して呼びかけていくことは、利用のきっかけづくりとして重要だと思っています。具体的にどのように行っていくかも検討事項です。
制度を利用して社員の皆さんが活き活きしているような事例を紹介しながら、利用へのハードルが下がるよう課題を解決していきたいです。

2017年8月にスタートした『テレワーク@Home』の利用が社内に浸透しつつあるベネッセホールディングス。実際に利用している社員の方たちに、働き方の変化を含め、率直な感想や使い勝手をうかがいました。

（左から）森井映名さん（内部監査部）、赤羽雄二郎さん（法務部）

『テレワーク@Home』とは、部分在宅勤務の利用日数制限を撤廃するなど、従来の在宅勤務制度をより使いやすいものとなるよう見直した取り組みです。

​「自律している」「在宅勤務に適した仕事に就いている」「一定の等級以上（おおよそ入社7～8年で達する等級）」といった要件を満たした正社員であれば誰でも利用申請できます。

​ベネッセホールディングスの在宅勤務申請者数（ベネッセコーポレーションを含む）は2018年7月現在約190名で、これは昨年5月時点に比べて1.5倍と増えています。また、経済産業省が選出する「健康経営優良法人」～ホワイト500～（大規模法人部門）に認定されました。

週1回の在宅勤務日でフリーな時間が増え、ストレスは減る（森井さん）

現在のテレワーク利用についてお話しください。

終日在宅勤務は週に１回程度、部分在宅勤務は業務の状況により利用しています。在宅勤務制度自体は、5～6年前から上長の勧めもあって利用し始めました。通勤時間の節約も兼ねて、在宅で仕事をすることで効率性を上げるためでしたが、現在小学生の子どもを育てながら働いているので、結果としてワークライフバランスも良くなっています。

​終日在宅勤務は基本的に水曜日にしていて、もし水曜日に会議や出張が入ればその前後の曜日にずらします。報告書を作ったり、監査で収集した資料を集中して読んだりするのに効率的です。もっと回数を増やすことを考えたこともありますが、管理職なので部のメンバーとのやり取りを考えると、現在の週1回程度がちょうど良いと感じています。

​部分在宅勤務は、たとえば午前中在宅で仕事をして、その後監査の対象会社に行き、再び帰宅して家で仕事の続きをするといった形で利用しています。『テレワーク@Home』になって、より使いやすくなりました。

子どもの学校へ用事で平日に30分程度行かなければならないといったときも、在宅勤務ならばフレックスと組み合わせて利用することで休みを取らなくても対応できます。

在宅勤務時と通勤時との大きな違いは何ですか？

在宅勤務をすることで通勤しなくても仕事ができ、自分が利用できるフリーな時間が増えるため、ストレスが減っています。

​終日在宅勤務の場合、基本的に残業できませんので、終業後は食事の支度など家事をする時間がとれます。現在、水曜日は普段家を出る8時半から仕事を始め、16時半に終業することが多いです。とても余裕が持てます。

さらに使いやすくするための要望はありますか？

在宅勤務の制度にはとても満足していますが、毎日１時間ずつ在宅勤務ができる制度があれば、もっと子どもが小さいときにとても助かると思いました。たとえば16時半に退社して、17時半から18時半まで在宅で仕事をするという形です。

​また、現在の部分在宅勤務は、外出やグループ会社、監査法人訪問との組み合わせがなければ利用できないので、そのしばりがなく自由にとれるならもっと良いと思います。

2番目の子どもが産まれ、二度目のテレワークを開始中（赤羽さん）

現在、二度目のテレワーク利用とうかがいました。

5年ほど前、最初の子どもが産まれたときにテレワークを2年間ぐらい利用し、昨年2番目の子どもが産まれて妻が4月から仕事に復帰しました。家庭のことができるよう、上司と話して私は4月からテレワークを再び利用しています。

​現在、在宅勤務は週に1回程度、火曜日か水曜日のどちらかに行っています。週初めの月曜日は部のメンバーとこまごまとしたコミュニケーションをとる必要がありますし、金曜日はまとめの日ですので、週の中日がテレワークに向いていますね。

在宅勤務の日の様子を具体的にお聞かせください。

在宅勤務の日、業務に支障がなければ早めに始めて早めに終わることを認めてもらっています。朝8時から始業すれば16時に終業し、子どもを保育園へ迎えに行け、また6歳になる上の子の習い事を平日に入れることが可能になっています。ある程度フレキシブルに働ける環境を整えてもらっていることは、非常にありがたいです。

​妻もベネッセ勤務で、出産前の体調が良くなかったときに在宅勤務を利用していました。今は4月に復帰したばかりですが、いずれ様子を見て二人とも週1回ずつ在宅勤務という形もあると考えています。そうすると子供にとっては週2日親が在宅している日があることになります。

​在宅勤務のおかげで、平日に1時間や2時間の余裕が持てると、生活がまったく違ってきます。通勤による身体的な負担がなく、精神的にも余裕がうまれます。

​部分在宅勤務はこれまでにまだ使っていません。ですが、今後は利用することで仕事が効率的に回るならそうするかもしれません。（※）

​※この取材以降、赤羽さんは部分在宅も利用するようになりました。「活用することで仕事が効率よく進められることを実感しています」とコメントを寄せてくださいました。

在宅勤務のために心がけていることはありますか？

在宅勤務日のためのワークを、その日に集中してできるよう仕事を組み立てています。子供が生まれてから、仕事の段取りを良くしようという意識に変わりました。残業しないことが前提で仕事をするようになったのも、子どもを持ってからですね。前よりもスケジュール感をもって仕事ができるようになり、仕事全般に好影響が出ています。

​基本的に残業ができないなら、時間までに終わらせるよう考えて仕事をするようになります。必要にせまられるといろいろな知恵を出して仕事をするようになるはずなので、育児といった理由がなくても、ぜひいろいろな人が使ったほうが良い経験になると思います。そのためにマネジメントの理解はキーポイントだとも感じます。

従来の在宅勤務制度を見直して、『テレワーク@Home』を2017年8月からスタートしたベネッセホールディングス。今年度の取り組みを振り返っていただきました。

人財部　遠藤博文さん

従来の在宅勤務制度を見直して利用しやすくなった

今年度、実際に行った取り組み内容をお話しください。

当社は以前から「働き方改革」に取り組み、在宅勤務制度は2009年度からありました。生産性の向上を目的としてこれまでの制度を見直し、2017年8月に『テレワーク＠Home』をスタートしました。

大きな変更点は2点です。第一に、これまでは「月5日まで」だった在宅勤務の利用日数は終日在宅勤務のみとし、部分在宅勤務については日数の制限を設けないこととしました。第二に、部分在宅勤務の日は業務上必要な範囲であれば残業を可能としました。これまで在宅勤務では原則として残業禁止でしたが、部分在宅勤務では突発的に何らかの案件が入る可能性もあるためです。

こうした動きを行うきっかけとなったのは、拠点が多摩オフィスへ移転し、通勤時間のほか、グループ会社や社外取引先との移動時間が長くなったためです。

この2点の大きな変更による取り組みで、テレワークの利用は広がりましたか？

ベネッセホールディングスの在宅勤務申請数は、2017年度初めよりも、『テレワーク＠Home』を導入後半年ほどで約72％程度増えました。各部門長に対して運用見直しを話してきた効果もあると思います。『テレワーク＠Home』導入から日が浅いですが、すでに成果を得られつつあります。

とはいえ、まだまだテレワーク推進の取り組みは開始したばかりですので、引き続き、効果検証を重ね、その結果をグループ各社にも周知・展開し、テレワークの導入がグループ全体で進むよう働きかけていきたいと考えています。

今年度、働き方改革をより積極的に進めているベネッセホールディングス。使いやすくなった在宅勤務制度『テレワーク@Home』の利用を社内に浸透させようとしている中で感じた課題や、検討中の解決方法などについてうかがいました。

人財部　遠藤博文さん

好事例をどんどん伝えていきたい

ここまでのテレワーク導入について社内の反応をお聞かせください。

部門間の差があります。たとえば従来から外出が多く日常的に社外で勤務することが多い部門は、テレワークを受け入れやすいです。一方、これまで社員全員が同じ場所に集まり、チームとしてアウトプットを出すことを重視していた部門は、テレワーク導入にはどちらかというと消極的な面も見受けられます。

ほとんどの仕事ではテレワークに適している業務はたとえ数％としてもあるはずです。「この部門ではテレワークの仕事をどう行い、どう効果が出ている」という好事例を、目に見える形で幅広く情報共有することが、マネジメントの不安を払拭する対策だと考えています。

カルチャーを変えていくことは大変ですが、さまざまな事例を知って、「うちの部署でもやれそう」といった気持ちを少しでも持ってもらうことが、今後のテレワーク普及において必要なことではと思っています。

各部門での仕事のやり方や部門長の考え方が、テレワーク導入に大きく影響しているのですね。

一人ひとりの業務分担が明確で、各自がアウトプットを出す形で仕事をしてきた部署は、テレワークを受け入れやすいようです。また、メンバーの大半がワーキングマザーという部署もありますが、ここではテレワークは必然として使われています。在宅勤務で通勤時間をなくすことにより時短をとらずにすみ、時間の制限がある育児中でもアウトプットを出し続けられる環境が得られます。

在宅勤務は特別なことではなくて、オフィスの延長上で働く場所の一つとして自宅があるわけです。社外とのやりとりが多く、オフィスにいることが少ないメンバーが多い部署ほど、テレワーク導入のハードルは低いようです。

いずれはWeb会議が当たり前になるように

御社は在宅であってもオフィスにいるときと同様に勤務できる環境をすでに整えていらっしゃいますが、Web会議などの実施状況はいかがですか？

現状は、『テレワーク@Home』でのWeb会議の利用頻度はまだ低いと考えています。スカイプなどを使ってWeb会議を頻繁に行っている方であれば、Web会議に対するストレスはあまり感じないと思いますが、私のように、対面での会議に慣れている場合は、やはりWeb会議に対するストレスは少なからずあり、積極的に利用しようという気持ちは少ないように思われます。

ただ現状、導入しているITツールを十分使い切れていない面もあります。全社的にOffice365を導入しているのですが、まだ使い切れていない機能があり、ITツールの活用がもっと進めば在宅勤務がいっそうやりやすくなるはずです。チャットを使ったり、プレゼンス機能を見てコミュニケーションをとったりといったこともまだ十分浸透していません。IT上の課題についてはどう解決していくか、IT部門と一緒に考えているところです。

せっかく環境が整っているので、Web会議の利用がそのうち当たり前になると良いですね。

当社では会議を行うときに、まずは実際に顔を合わせての会議を考え、それができないならテレビ会議の利用を考えます。ただ、テレビ会議も利用できる場が限られ、予約ができないときもあります。Web会議は他に手段がない場合にやむをえず利用されているのが現状です。ですが、今後、会議のメンバーが自宅や別のオフィスからなど、さまざまな場所で仕事をしていることが当たり前になれば、必然的にWeb会議をしなければならなくなるはずです。

従来の「顔を合わせての会議文化」も変えていきたいと思っています。急ぎでミーティングを行いたいのにまず会議室やテレビ会議利用の可否を確認して日程を調整していくのは、思った以上に時間がかかります。そうして会議日程が先延ばしになってしまうこともありますので、もっとWeb会議がスムーズにできたらいいと思っています。

多摩オフィス内の社員用フリースペース「ココラボ」。自席ではなく、ここで仕事をすることもできる。ヘッドセットを着けてここでWeb会議に参加する人もいる。

テレワーク利用で、出社時の業務への集中力も上がっている

労務管理については何か課題はありますか？

上司と部下との信頼関係があり、テレワーク時も自律して仕事ができていれば、特に在宅勤務だからといって通常と異なることはないと思います。むしろ心配なのは、テレワークでは働きすぎてしまう点です。

実際、私自身も在宅勤務を行って感じましたが、通勤の負担がないため身体的に楽で、終業時間に業務が残っているともう少しやりたくなってしまうのです。終日の在宅勤務では、原則として残業は禁止されているので、終業時間になったら仕事をやめるということがかえって難しく感じました。残業禁止のルールがあるからこそ、働きすぎを防げていると言えます。社員自身の自己管理の徹底と、上司の継続的指導が必要ですね。

テレワーク導入にともない、業務のやり方を見直したことがありますか？

テレワークでできる業務、できない業務はありますので、その切り出しを行いました。私自身は現在、基本的に毎週水曜日は在宅勤務にしていますが、そうするようになって仕事の流れにメリハリがついたことは大きなメリットです。

通常出社日は意識して打ち合わせなどを行ってコミュニケーション不足に陥らないようにします。水曜日の在宅勤務時は、資料作成など集中して取り組む業務を行っています。在宅勤務日を設けることで、その前後の月・火曜日、木・金曜日に業務へ取り組む集中力も上がってきました。

在宅勤務時の働き方について教えてください。また、ご家族はどう受け止めていますか？

私は通勤時間が長いので、通常、朝６時前に電車に乗っています。在宅勤務時もその生活リズムは崩さないようにし、朝7時ごろから業務を開始します。すると16時ごろには終業となるため、夕方以降、家族とゆっくり過ごせるようになりました。業務の生産性が上がるだけでなく、ワークライフバランスも向上しています。

そういったことはテレワークをしている他の方も同様に感じていると思います。実際、テレワークをした人から、これまで否定的な声は聞いたことがありません。ぜひもっとやっていくべきと言う人のほうが多いです。

今後、テレワークの効果を引き出すための取り組みがありましたらお聞かせください。

引き続きマネジメント層へ意識を変えるよう働きかけることと、セキュリティ面の強化です。システムについては今後、より強固なセキュリティ環境の実現が求められていますので、IT部門と今後の対応を検討中です。

テレワークの普及拡大は、社員一人ひとりが自分の働き方を見直すきっかけになると思っています。ベネッセグループの中でもまだまだ働き方改革の途中です。テレワークの取り組みについてもっと情報を蓄積・発信していきたいと思っています。

ベネッセホールディングスの『テレワーク＠Home』は、生産性の向上を目的として導入された在宅勤務制度。テレワークをより利用しやすくするため、運用の見直しや社内の意識改革に取り組んでいます。

人財部　（左から）森克義さん、遠藤博文さん

部分在宅勤務をより柔軟に利用可能に

今年度、部分在宅勤務をより使いやすくするように変更されたのですね。

従来の在宅勤務制度では、部分在宅勤務も含めた在宅勤務の利用日数を「月5日まで」と定めていましたが、2017年8月から、「月5日まで」の対象を終日在宅勤務のみとし、部分在宅勤務については、日数の制限を設けないこととしました。これにより、所属オフィス以外への直行直帰の場合に限り、日数の上限なく部分在宅勤務が可能となっています。たとえば、新宿にある当社のグループ会社を訪問した後、多摩のオフィスへ戻らずに帰宅し、終業まで自宅で仕事をすることができます。 また、終日在宅勤務では原則として残業は禁止ですが、部分在宅勤務の日は、外出中に突発的な案件が入る可能性もあることから、業務上必要な範囲で残業を可能としました。

テレワーク導入の経緯をお聞かせください。

当社は、いま叫ばれている「働き方改革」に長く取り組んでいますが、2009年度から『ワーク・ライフ・マネジメント』として方針を整理するとともに、在宅勤務をスタートしました。回数の上限は、終日在宅勤務を週1回まで。利用できるのは、「自律している」「在宅勤務に適した仕事に就いている」「一定の等級以上（おおよそ入社7～8年で達する等級）」といった要件を満たした正社員であれば誰でも申請できます。

そして3～4年経ってから制度を見直し、終日在宅勤務の上限回数を週1回から月5回に変更しました。これにより、週2回以上行うことも可能になりました。

テレワークの申請はどのように行うのですか？

当社の在宅勤務は部門ごとの申請を前提としています。申請するかどうかは部門長の判断にゆだねています。現在は約1/3の部門が申請しています。 在宅勤務可能な部門に所属している対象者は、個別に在宅勤務を申請します。いつ在宅勤務を行うかを上長に連絡する方法は部署で決めていただければ良く、事前にきちんと伝わっている必要はありますが、メールで連絡することでも、口頭で告げることでも構いません。

テレワークの目的は何でしょうか？

当社の在宅勤務は福利厚生的なものではなく、生産性の向上を目的としています。場所にとらわれない働き方として、人事から企画提案しました。育児や介護と両立させるためという理由だけの在宅勤務利用は認めていません。育児や介護を行っている社員が、在宅勤務を利用することで生産性が向上するからという理由ならば問題ありません。

在宅勤務では時間内に成果を出すことを強く意識する

ここまでの取り組みの結果、テレワークに感じた効果は何でしょうか？

終日在宅勤務を利用する場合、基本的に残業はできません。限られた時間の中で予定していた業務を達成しなければなりませんので、オフィスで勤務している以上に、業務効率を意識するようになったという実施者が多いようです。

​時間の制限をきっちり決めたほうが、時間内でタスクを終わらせなければならないという意識が高くなると感じます。

また、通勤時間がなくなる分、生活にゆとりができます。片道2時間かけて通勤している社員なら、往復4時間分を有効に使えるようになります。朝、普段より少しゆっくり起きても始業時間に間に合い、そうして身体が楽になることは生産性の向上にもつながります。

​生産性は数字として見えてこない面はありますが、在宅勤務のほうがより集中してアウトプットを出せると実感しているという声があります。そして、在宅勤務を利用することで、業務の進行を見直し、何を在宅で行うかといった業務の切り分けも行うようになっています。

テレワークの実施環境についてお話しください。

社内のネットワーク環境には、セキュリティ設定済みの会社貸与のパソコンからVPN接続します。また、在宅勤務時は、一人ひとりに貸与されている携帯電話にすぐ出られるようにします。いつでも連絡がとれる環境と、在宅勤務で取り組める業務があることがそもそも在宅勤務申請における大前提です。なお、在宅勤務に適した場所を用意できることも必要です。

​メール、スカイプ、携帯電話貸与と、ITツールは十分整っています。社内・社外問わずやりとりができるようになっています。電話は一人一台なので社内にいても他の人の電話をとることはなく、在宅勤務時に電話について他の人に負荷をかけることはありません。社内イントラへのアクセスも可能なので、ストレスなく業務ができます。

大きな課題はマネジメントの意識改革​

これまでの取り組みの結果、課題と感じられたこともあったと思いますが、いかがですか？

仕事の進め方や内容は部門ごとに異なります。個々で在宅勤務をしていても業務がスムーズにすすむ部門もあるのですが、集まって意見を出し合って議論していくことで進めていく業務が多い部門では、在宅勤務はまだあまり多く取り入れられていません。また、利便性とセキュリティ上のリスクのバランスをどうとっていくかということは、IT部門と相談しながらよく検討しなければなりません。

​ですが、もっとも大きな課題は、マネジメントの意識改革です。いろいろな働き方をしている人がいると労務管理が煩雑になり、難しくなるのは事実です。

在宅勤務に前向きではない部門長もいます。在宅勤務を申請するかどうかは部門長の意向に左右されるため、部門長が不安に感じている部分が多ければ、その部門の社員は在宅勤務を希望していても利用できません。
​現在は、「在宅勤務が業務の性質上難しい」「在宅勤務は可能だが部門長が躊躇している」「在宅勤務が可能で積極的に行ってみよう」という3つに分かれています。社内では、在宅勤務の展開を望む声があることは事実ですので、部門長に不安があるという場合、どうやって払拭できるかが課題です。

​各部門長には個別に在宅勤務の目的や期待効果を説明し、協力を依頼しています。部門としての申請自体は増えつつあります。

今年度末までのテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

現在、在宅勤務申請者は約30名程度なので、ベネッセホールディングスの半数以上の社員がテレワークを体験して効果を実感することを目指しています。まずはホールディングスの中で在宅勤務の効果を実感し、そのエビデンスを持ってグループ会社にも幅広く展開していきたいですね。