自社にとって効率的なテレワークを検討した結果、在宅勤務を基本としながら出社日も設けている（株）バックテック。今年度の取り組み、テレワーク導入によってここまでに感じた効果や課題、今後のテレワーク活用予定などについてお話をうかがいました。

代表取締役社長　福谷 直人さん

週1～2日出社、他の日は在宅勤務のハイブリッド型を導入

今年度、実際に行った取り組み内容をお話しください。

2020年4月の緊急事態宣言発出後は全員在宅勤務とし、宣言解除後もテレワークを基本としました。当社にとって業務効率が上がる働き方を検討した結果、2020年秋からは全員が週2日同じ日に出社し、他の日はテレワークという「ハイブリッド型」へ移行しました。そして2021年2月現在は、社員が出社するのは基本的に週1日で他の日は在宅勤務としています。

パソコンやWi-Fiなど、在宅勤務に必要な機器類はすべて支給し、在宅で快適に働くための物品の購入申請には金額や回数の上限を設けていません。申請があり次第、必要と判断すれば迅速に購入して、社員の自宅へ送付しています。

​なお、現在は研修期間中の新入社員が多いこともあり、私は出社している日が多いです。新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、出社人数が多い日は、私は在宅勤務にして同じ空間にいないようにしています。開発チームは曜日を合わせて週1日オフィスで勤務することが多く、それがいつなのかはWeb上のカレンダーを見ればわかるので、確認して自分の在宅勤務日を決めています。

当社の働き方の基本方針はテレワークがメインですが、新入社員は特例です。何かあればすぐに対面で相談できるよう、3カ月の試用期間中は基本的にオフィス勤務としています。そのため今は私もオフィスにいる日が多くなっています。会社に慣れ、本人が希望したら試用期間中であってもテレワークをメインにすることはできます。

テレワークを推進する上で、心がけていることは何でしょうか？

社員の状況を把握することです。毎月、社員一人一人とオンラインまたは対面で話す時間はとっていますが、さらに2021年1月からオンラインの日報をスタートしました。

日報のフォーマットには、困っていることや相談したいことを書く欄もあります。当日書かれた日報を翌日の朝までに読み、一人一人へ返信を書いています。テレワークで直接顔を合わせる機会が減っていても、社員各自の状況を把握しやすくなりました。

今年度から営業はオンラインセールスへと変革

テレワークの積極的な導入によって特に感じる経営効果がありましたらお聞かせください。

当社が提供しているサービス（従業員の肩こり腰痛対策を支援するアプリ）は、テレワーク支援にもなります。テレワーク中に実際に自分たちが体験し、身体の不調解消の客観的なデータを取ることは、経営面でプラスになっています。

テレワークになってから経営者として感じる社員の変化は、数値をより意識するようになり、今までより成果を出すまでの時間を短くしようというマインドに変わってきている人たちが出ていることです。

また、今年度から営業はほぼすべてオンラインとなりました。移動時間がないため、商談件数が増やせています。直接訪問していたときよりも、1日に対応できる商談件数が1.5～2倍になっています。当社のサービスへの引き合いは増えていますが、営業社員が対応できる時間も増やせています。

テレワークに関して課題と感じられたことは何ですか？

オンラインだと、顧客と信頼関係を構築していく難易度が、通常より上がることです。Webでのコミュニケーションが得意な人や、日常的に連絡を取る間柄である人以外は、直接会わずに深い信頼関係を築いていくのは難しい面があります。もちろん新しい時代に対応して、当社もSNS活用などさまざまな手法を試しているところです。

新しい働き方へ社員各自がフィットしている

今後のテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

今後も、週1～2日程度出社、他の日はテレワークというハイブリッド型の働き方を継続していきます。社員は現在の働き方に慣れて、在宅勤務でのオン・オフの切り替え方を含め、自分で心身のコントロールができるようになってきたようです。以前は何気ない会話ができる雑談タイムを設けていましたが、今はあえて設ける必要はなくなりました。

自社での雇用とは異なりますが、近々関西在住の他企業の社員を出向者として当社へ受け入れることも検討しています。この場合は当社に通勤できる場所に引っ越しをすることなく、そのまま関西の自宅でテレワーク勤務を行います。今後は、採用者の居住地を問わない完全テレワーク雇用も視野に入れていきます。

チームでテレワークでの効率的なコミュニケーション方法を話し合う

テレワーカーへインタビュー：実際にテレワークを利用している社員の方へお話をうかがいました。

開発　坪井 大和さん

2020年4月入社ですが、大学院生時代から遠隔でインターンをしていたため、私自身はテレワークに慣れています。ただ、入社してからはチームで働くことが増え、開発チームのプロダクトマネージャーにもなり、テレワークでのコミュニケーションがスムーズに進むよう留意しています。

遠隔での効率的なコミュニケーションについてチームで話し合い、テキストでのやり取りが長くなったときは、Web会議ツールに切り替えるというルールを作りました。テレワークでは相手の状況が分かりづらく、いつ話しかけていいのか迷う場面がありますが、それによって相談が遅れるのはロスとなってしまいます。ルールを設けたことで、各自が動きやすくなりました。

私は東京のオフィスまでの通勤時間が往復で約3時間半かかるため、在宅勤務日はプライベートな時間が増えますし、体調も整えやすくなっています。ただ、自分自身が効率的に働くには、週に1～2日出社するハイブリッド型が社会の動きも感じられて適していると思っています。

緊急事態宣言発出とともに全社員がテレワークへ移行した（株）バックテック。心身の健康を保ちながら、生産性を落とさずにテレワークで業務を継続する方法を探っています。これまでの取り組みについてお話をうかがいました。

代表取締役社長　福谷 直人さん

緊急事態宣言発出で全社員がテレワークへ

テレワーク導入の経緯をお聞かせください。

以前から状況に応じたテレワークは認めていましたが、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、今年度から本格的にテレワークを導入しました。コロナ禍の中、社員の安全を守って業務を継続し、生産性を落とさないことが目的です。

緊急事態宣言発出前は社員を2チームに分けてオフィスには交互に出社する態勢にし、宣言発出後は全員在宅勤務としました。宣言解除後も基本的にテレワークとしています。

そして今後は、全員が週2日同じ日に出社することとし、他の日はテレワークという「ハイブリッド型」へ移行することを計画しています。出社日は直接顔を合わせて意思決定を行うことが中心となると思いま

テレワークに必要なツール類はどうされていますか？

ノートパソコンやWi-Fiなど、在宅勤務に必要な機器類はすべて支給しています。コロナ禍の中、急遽テレワークを開始することになったので、社員によっては自宅で仕事をする環境が整っていませんでした。モニターや椅子など、快適に在宅勤務するために必要な物は社員の申し出を受けて会社負担で購入しました。

当社はプライバシーマークとISO取得企業ですので、その指針に基づいて、社内で定期的に確認テストを行うなどのセキュリティ教育を行っています。

オンラインでの雑談タイムや、一緒に軽い運動をする時間を設ける

テレワークがスムーズに進むよう工夫されたことはありますか？

テレワークではどうしても雑談が減ってしまうので、何気ない会話ができる時間を意図的に作りました。たとえば「今日15時から30分間は雑談タイムとするので、仕事の区切りがついて時間がある人は自由に参加してください」といった呼びかけを、緊急事態宣言期間中は毎日行っていました。現在も週1回程度、こうした雑談タイムを設けています。

また、テレワークでは座りっぱなしになりがちなので、疲れがたまってきた夕方に身体を動かす機会を作ったり、机に向かわず会議を行ったりなどもしています。資料は電子化されていますので、場所を選ばず会議に参加することが可能です。

緊急事態宣言期間中は、午前11時から「チェックインミーティング」を行って、当日の業務で重点的に取り組むことをそれぞれ確認し、終業時は1日の振り返りを行う「チェックアウトミーティング」を毎日行っていました。「ホテルにチェックイン・ホテルからチェックアウト」するようなイメージで、オンとオフの切り替えをするための工夫です。現在は運用に慣れたため、週3回程度の実施となっています。

テレワーク導入によりこれまでに得られた効果は何ですか？

通勤時間が削減されることで、プライベートな時間が増え、ワーク・ライフ・バランスがとりやすくなっていることはメリットだと思います。

当社は従業員の肩こり腰痛対策を支援するアプリを提供しており、テレワーク実施によって、社員自らがユーザー体験できたことは事業にとってプラスでした。

完全在宅勤務で得られた経験をふまえて今後は「ハイブリッド型」へ

実際にテレワークを行って課題と感じられたことは何ですか？

テレワークでは社員によって業務の生産性が二極化してしまうと感じました。自宅で黙々と仕事をするほうが生産性が上がるタイプの社員もいれば、対面でのコミュニケーションがなくなるとひどく孤独を感じて生産性が下がってしまうタイプの社員もいます。

また、オンとオフの切り替えが、テレワークでは難しいという声も多く聞きました。「チェックイン・チェックアウトミーティング」も実施していますが、毎日在宅勤務にするよりも、当社にはテレワークと出社とを併用する「ハイブリッド型」が向いていると考えるようになりました。

今後の採用においては、ハイブリッド型の勤務でパフォーマンスが発揮できる人材が望ましいと思っています。

これまでの取り組みに対して、社内からどのような声があがりましたか？

社員に優しい施策だと歓迎する声もあれば、本当に自律心がある人でなければパフォーマンスは発揮できないという声もあり、常にいろいろな意見を聞くようにしています。以前から社員とは随時、私と1対1で話す時間を作るようにしてきましたが、テレワーク導入後はその重要性がいっそう増したように感じます。

テレワーク導入にともない、業務のやり方を見直したことがありますか？

テレワークをしたことによって、「集まる意味」というものを、社員それぞれがとても考えるようになったと思います。

今までは社員10名以下でしたので労務管理システムの必要性は感じなかったのですが、現在、人材採用を積極的に行っており、新たに労務管理システムを導入し、就業規則も作成しました。

今年度、どの程度のテレワーク活用・拡大を目標としていますか？

全社員が在宅勤務と出社を併用するハイブリッド型の勤務スタイルを行います。ただし、個人の好きなときに出社するのではなく、出社日は指定する予定です。

当社は社員の肩こりや腰痛などによる仕事の生産性低下の要因を定期的に可視化（生産性の低下による損失額を算出）しており、テレワーク導入によりこの観点での労働生産性を30％向上させたいと思っています。また、月平均の残業時間を、現在は15時間程度のところを10時間未満まで減らし、有休消化率を100％とすることを目標としています。