テレワーク導入で働き方を多様化し、オフィスの在り方も大きく変えた（株）ウィズテクノロジー。今年度の取り組み内容や今後のテレワーク活用・拡大予定などについてお話をうかがいました。総務のデジタル化や、オンラインでの新入社員教育についてもお聞きしています。

代表取締役　杉本 展将さん

コロナ禍で新しい働き方へシフトし、オフィスの在り方も変革

今年度、実際に行った取り組み内容をお話しください。

2020年4～5月の緊急事態宣言発出期間中は、全社員を在宅勤務としました。ほとんどの社員がテレワークは初めてだったので不安を持つ人は少なくありませんでしたが、試行錯誤しながらチーム単位で仕事を進めていきました。宣言解除後は出社とテレワークを併用し、2021年1月の緊急事態宣言発出後は、再び原則在宅勤務としています。

テレワークで業務が回ることが確認できたので、より柔軟な働き方ができる会社の在り方にまで検討を進めることにしました。結果、今までのオフィスを解約して、2020年11月から本社をレンタルオフィスへ移転しスペースを大幅に縮小しました。社員は本社機能を置いているレンタルオフィスや自宅など、勤務地を選んで業務を行えます。これからさらにテレワークが社内に浸透し、新型コロナウイルスの感染状況も落ち着いてきたら、またそのときに合ったオフィスの在り方を考えていくことになると思います。

今年度のテレワークへの取り組みについて、社内からはどんな声が挙がっていますか？

レンタルオフィスに移転した後にとった社内アンケートでは、7～8割の社員がテレワークに満足していました。「働き方の選択肢を増やして自分で選べる」という会社の取り組みは、全体として好意的にとらえられています。当初はテレワークにあまり前向きでなかった社員が、実際に在宅勤務をしてみたらテレワークの良さを知って積極的に利用するようになったことはうれしいですね。

離れて仕事をする中でどうコミュニケーションを保つか

ここまでの取り組みで課題と思われたことは何でしょうか？

コミュニケーションについてです。同じオフィス内にいれば、同僚の調子を何となく察することができますが、テレワークではそれが難しくなっています。困ったことや悩みごとがあっても、なかなか自分からは発信できない若手社員もおり、周囲もその様子に気づきません。そうした社員をどうフォローするか、新しい働き方が進む中で社内のコミュニケーションをどう図っていくかが課題です。

以前は毎月の会議の後に懇親会を行っていましたが、コロナ禍のため、現在はオンラインでの集まりとしています。また、Web会議を増やしたり、雑談ができるチャットグループを作ったりなどといろいろ工夫しているところです。今後は月1回程度、社員の意識を把握できるようなアンケートをとることも検討しています。

今後のテレワーク活用・拡大予定をお聞かせください。

現在の方針を維持していきます。そして、テレワークを前提にした人材採用を、全国を対象に進めていきたいです。採用や雇用を遠隔で行い、信頼関係を築いて一緒に仕事をしていくためには、今までとは異なるやり方が必要となるでしょう。

社員の中にはワーケーションやステイケーションに興味のある人も出てきており、まずはトライアルを行ってみても良いかと思っています。また、各所にあるコワーキングスペースが、現在はまだあまり利用されていないので、コロナの状況が落ち着いてきたら、働き方の選択肢の一つとして、もっと活用してもらえるように呼びかけていく予定です。

今年度進んだ総務のデジタル化

総務担当役員へインタビュー：この1年間の変化について、総務担当役員の方へお話をうかがいました。

取締役　杉本 結美さん

レンタルオフィスに移転してスペースがかなり狭くなり、以前のオフィスと同様に物を置くことなどはできませんが、業務は概ね問題なく回っています。今年度は勤怠管理システムや給与システムを新たに導入し、総務のデジタル化が一気に進みました。

新しい働き方を進める中で、私から社員へ相談する機会が増えました。今までは役員側から通達する形が基本でしたが、今は社員の意見や案を聞くことが多くなり、新たな気付きを得ています。

新入社員教育を初めてオンラインで実施

テレワーカーへインタビュー：実際にテレワークを利用している社員の方へお話をうかがいました。

システム部　四良丸 大志さん

2020年4月の新入社員教育を同僚と一緒に担当しました。当社では入社後3カ月間は研修で、今年度はほとんどがオンラインでの実施となりました。研修内容自体はテレワークで進めていけましたが、相手が困っていることはないか、もし困っているならどんなことなのかといった温度感がつかみづらかったです。そこで、研修開始1カ月後ぐらいから、1日2回、定時にWebで集まって状況を聞く時間を設けました。毎日必ず話ができる機会ができて、新入社員の気持ちの負荷は減らせたように思います。

緊急事態宣言が発出されていない期間は、私自身は基本的に週3日の在宅勤務をしています。今のところこの働き方が、メリハリもつき、仕事の効率が上がり、自分に合っていると感じています。通勤に往復約3時間かかるため、在宅勤務日は生活に余裕も生まれます。

緊急事態宣言発出とともに全社員が在宅勤務を実施した（株）ウィズテクノロジー。2020年秋からはオフィスの本社機能をレンタルオフィスへ移転しました。社員は在宅勤務、オフィス出勤、各所のコワーキングスペース利用を選べるようになり、働き方は大きく変わっています。これまでの取り組みについてお話をうかがいました。

代表取締役　杉本 展将さん

新型コロナウイルス感染拡大防止のため全社員がテレワークへ

テレワーク導入の経緯をお聞かせください。

2016年6月、育児休業から復帰後の女性社員本人の希望により、週2日程度在宅勤務を許可していましたが、今年度まで、在宅勤務実施者はこの社員のみでした。元々、特段の事情がなくとも、本人の希望があればテレワークを認めることとしていましたが、これまで出社以外の業務形態を行ったことがないためか、手を挙げる者はいませんでした。

当社はIT企業であり、仕事はオフィスに来なければできないというものではありません。在宅勤務希望者がいなくても、変化に柔軟に対応できる体制づくりのため、テレワークができるように会社が準備しておく必要があると思い、緊急事態宣言発出前からパソコンやネットワーク、ツール類の準備を進めていました。

緊急事態宣言期間中は全社員をテレワークとし、緊急事態宣言解除後も経団連の「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」に沿ってテレワークを継続しています。

全社テレワーク実施後、社内からどのような声があがりましたか？

全社員テレワークが始まってすぐの時期と、開始してから数カ月後と、2度アンケートを取りました。

どちらのアンケートでも、通勤時間がなくなったことによる時間の有効活用やストレスからの解放、家族と過ごす時間が増えたことなどをメリットとしてあげる人が多かったです。7～8割の社員はテレワークに満足していると答えました。

一方、テレワークでは仕事とプライベートの境目がつきにくくなること、コミュニケーションが取りにくくなったと感じること、運動不足になることなどがデメリットとしてあがりました。

各社員、テレワークでさまざまな工夫をしています。たとえば、「社内にいるときよりこまめに報告を書き込むようにしている」「コミュニケーションが文字や映像のみになるので、あいまいな表現を避ける」「時間の意識が希薄になるので、朝、昼、定時にはアラームを鳴らすようにしている」「座りっぱなしにならないように定期的に立ち、ベランダに出て日光を浴びる」などの声がありました。

テレワーク実施を経て本社をレンタルオフィスへ移転

テレワーク導入により得られた効果は何ですか？

実際に今年度全社員でのテレワークを行ってみた結果、「今までの当たり前にとらわれず、会社の在り方、社員の働き方を変えてみよう」という考えに至りました。今までのオフィスを解約し、2020年11月から本社をレンタルオフィスへ移転してスペースを大幅に縮小しました。

本社機能のあるレンタルオフィスに加え、すべての社員が、大阪、京都、神戸等にある複数のコワーキングスペースの中から、ライフスタイルに合わせて好きな勤務場所を選んで勤務することができるようにしました。全社員が集まる場合は、別途、それだけのスペースがある会議室を借りて行います。

今年度は大きな変化となったのですね。

今後は在宅勤務とコワーキングスペース勤務とを併用していきますが、現時点では厳密な運用方法は定めていません。新たな試みですし、当面は社員各自の反応や仕事の状況を見ながら検討していきたいと思っています。

業務はプロジェクト単位で動いており、通常は各自が在宅勤務で問題なくても、進捗によっては数日間続けて同じ場所で作業を行ったほうが効率的な場合もあります。また、必要に応じて別途レンタルオフィスを追加使用することも予定しています。

緊急事態宣言発出後に全社員をテレワークとしてから、光熱費が補える程度の在宅勤務手当を支給しています。オフィス移転による働き方の変化に伴い、今後はテレワーク手当のようなものも考えています。

オンライン雑談タイムを設けるなどでコミュニケーションを図る

テレワークによるコミュニケーション面で工夫されていることはありますか？

テレワークではどうしても何気ない会話をする機会がなくなりますので、緊急事態宣言期間中は毎日15時に参加できる社員が集まり、オンライン雑談をする時間を設けていました。

各プロジェクト内での意思疎通はそれぞれのプロジェクトリーダーへ一任しており、それぞれ工夫しているようです。たとえば毎日必ず業務の進捗状況を確認したり、週1日全員が出勤する日を設けたりといったコミュニケーションの工夫をしていると聞いています。

他にもプロジェクトチームとは異なる4名程度のユニットを作って、働き方の相談ができたり、会社イベントの企画をしたりなど、社内コミュニケーションの活性化につながる取り組みをしています。

私からは、毎週金曜日に10分程度、「社内ラジオ」という位置づけで話をしています。私自身は大阪だけでなく、東京で仕事をすることも多いため、他の社員と顔を合わせる機会が少ないのが現状です。会社の方針や社長の考えを聞きたいといった社員からの声もあり、行っています。

今年度、どの程度のテレワーク活用・拡大を目標としていますか？

テレワーク率を70％とすることを目指しています。今後は在宅勤務とコワーキングスペース利用を併用し、社員各自がそれぞれ自分にとって働きやすいワーキングスタイルを見つけていってもらいたいと思います。