ペンシルのサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル（PIC）」は、今年度も離島での遠隔雇用を行い、業務量も内容も拡大してきました。福岡本社、長崎県壱岐市のPIC壱岐オフィス、福岡市愛宕のPIC愛宕オフィスを訪問し、マネージャーやスタッフの方たちにお話をうかがいました。

　（左から）PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

予定どおりにPICの採用計画が進み、社内でなくてはならない存在に

PICの今年度の採用実績についてお聞かせください。

PIC壱岐には2018年10月、新たに1名入社し、8名体制となりました。今年度の採用計画は予定どおりに進みました。

PIC壱岐スタッフ8名のうち6名が女性で、2名が男性のシニアスタッフです。女性6名のうち4名はWeb広告の運用を担当し、2名はレポート作成業務を主に行っています。

PICへの依頼はどのように受けているのですか？

依頼を受けるのは、福岡本社で勤務するPICリーダーたちです。現在3名のリーダーが、依頼内容に応じた仕事の割り振りを行っています。PICで受けられる業務一覧表を作って社内公開しているほか、リーダーが個別に「この業務ができるかどうか」の相談を社内から受けることもあります。

PICへの意見を受け付けるフォームもあり、そこで受け取る意見や要望に一つひとつ答えたり、検討したりしています。

社内では非属人的なオペレーション業務をできるだけPICに依頼することが、すっかり浸透してきました。また、コンサルタントの月平均の残業時間は、2016年度は約45時間、2017年度は約36時間、2018年度は約24時間と年ごとに減っています。これにPICが貢献していることは明らかだと思います。

今後のPICの採用計画はいかがですか？

まだ決定してはいませんが、PIC壱岐ではあと2名程度採用したいと考えています。オフィスのキャパシティとしてはスタッフ数の上限は12名ぐらいだと思いますので、その程度の人数まで採用できたら、いったん募集は取り止める予定です。

これまで採用したスタッフでWeb系の業務経験者は一人もいませんし、チャットを使うのが初めてという人がほとんどでしたが、皆さん、スムーズに順応されていて助かっています。覚えの早い方が多いですね。順応力や、新しいことへの好奇心といった点は、採用において留意するようにしています。

PICリーダーへインタビュー（宮下さん）

2018年7月にPIC愛宕から福岡本社へ異動し、PICへの業務を割り振るリーダーの一人となった宮下千佳さんにお話をうかがいました。

PICリーダー　宮下千佳さん

本社へ異動されて感じる大きな違いはありますか？

PIC愛宕では、仕事を依頼してくる福岡本社側の様子が分からず、やり取りも限られた方とでしたが、本社にきてからいろいろな人とコミュニケーションする機会が広がりました。そのため、「PICでこんなことはできる？」といった相談を、気軽にしてもらいやすくなったように感じます。私も不明な点があれば、依頼者へすぐに確認しにいけます。

PIC愛宕での勤務経験が、現在の業務にどのように活きていますか？

PICの現場を経験していますので、指示を出すときにどの程度の材料を揃えればわかってもらいやすいかなどを、知っている点ですね。また、PICスタッフが不安なく業務ができるよう、何かあれば依頼者との間に入っています。

たとえばPICスタッフが依頼者に質問して、すぐには返事がこないとき、依頼者の状況を確認して、「今、忙しそう」といった様子を伝えることもあります。問い合わせたのに返事がくるまで不安だけれど、でも本社の様子が分からないという状態を自分が経験しているので、PICスタッフにはちょっとしたことでも遠慮せず、私へ連絡してくれるように伝えています。

仕事の指示を出す上で心がけている点や、今後の課題があればお聞かせください。

チャットでの指示はなるべく細かく書きますし、必要に応じてテレビ会議を利用して口頭で説明するようにもしています。認識の齟齬が生まれないように気を付けています。

自分自身の課題としては、仕事をPICへ依頼するまでをスピード化したいです。PICスタッフにスムーズに仕事をしてもらうため、私たちリーダーが事前に行う内容確認の時間を、もっと短縮化する方法を考えています。

PIC壱岐女性スタッフの皆さんへインタビュー

PIC壱岐にて、女性スタッフ3名にお話をうかがいました。

（左から）PIC壱岐スタッフ　田町麻実さん、白石恵理さん、村井麻理菜さん

田町さんは2018年10月に入社されたのですね。

田町さん：夫が壱岐出身でUターンし、2018年５月に福岡市内から壱岐へ移りました。２歳の子どもがいます。ハローワークでPIC壱岐の募集を紹介され、前職でパソコンを使っていたことから興味を持ち、またペンシルの社風に魅かれて応募して採用されました。

仕事はWeb広告の運用で、白石さんに教えていただきながら、学んでいます。最初はネットに広告を出すということがイメージできず、専門用語も多くて、まるで霧の中を歩いているようでした。自分の広告運用結果で目に見えて成果が出るようになってからは、楽しくなってきました。

チャットでのやり取りについては、どうやったらうまく伝えられるのかを、グループチャットでの他の方のやり取りを見て参考にもしました。

職場環境はとても良く、働きやすいです。子どもが急な病気になったときも、柔軟に対応してくださいます。

白石さん、村井さんは、最近仕事に感じることはいかがですか？

白石さん：ここ半年ぐらいで、仕事内容ががらりと変わりました。これまでやってきた仕事は、田町さんに引継ぎをしました。新しい仕事なので大変ですが、やりがいがあります。レポート作成業務が多くなり、知識が増え、新しいことをどんどん知る日々です。

村井さん：担当した業務がペンシルのホームページや、クライアントのサイトに反映されているのを知ると、自分の仕事がペンシルの成果につながっていることが見えてきて、達成感を覚えます。

皆さんが今後、目標とされることをお聞かせください。

村井さん：いろいろな種類の依頼がきますが、場数を踏み、知識や経験を増やしていけば、内容を見てすぐに着手できるような状態に入れると思います。そうなれるよう、経験を着実に積んでいきたいです。

白石さん：より細かく業務のチェックをするように努めていきたいです。ミス防止についても、より良いやり方を考えているところです。

田町さん：私は入社してまだ間がないので、いろいろなことを理解しつつあるかなというレベルです。一緒に仕事をしている白石さんの様子を見て、いずれは「それは私がやります」と言えるくらいの理解力は深めたいですね。

PIC壱岐外観

PIC愛宕スタッフへインタビュー（小笠原さん）

福岡市内にあるPIC愛宕スタッフの方にもお話をうかがうことができました。

PIC愛宕スタッフ　小笠原生子さん

PIC愛宕に入社されて2年以上経つそうですね。

ハローワークで薦められて応募し、採用されました。福岡本社から依頼される、サイトやメールマガジンの表示チェックなどを担当しています。前職でもそれに似た業務を行うことがありましたので、以前の経験が活かせる部分もあります。

親の様子を見にいく日を週に1日作りたいため、現在は週4日勤務です。PIC愛宕まで自転車通勤で15分ほどと、通勤ストレスはありません。親が入院したときにも、それほど休みをとらずに通院できました。

普段のやりとりはチャットです。最初はチャットの文章を考えることにも時間がかかりましたが、回数を重ねていくうちに慣れてきました。

仕事を受けるときに心がけていることはありますか？

依頼を受けたとき、最初の段階で不明なところがないようにしています。こちらから質問をしていくことで、依頼者の方も、だんだん説明が詳しくなってきたように思います。ですので、最近は質問にかかる時間がかなり減りました。

その分、さらに他の業務ができるようになったとも思います。割り振られる仕事は、残業がないぐらいのちょうどいい量ですね。

シニア対応サイト診断サービス（SFO）スタッフの皆さんへインタビュー

ペンシルのシニア対応サイト診断サービス（SFO）（※）を担当するスタッフの方たちは、PIC壱岐と福岡本社とに分かれていますが、テレワークで問題なくコミュニケーションを取り合っています。

テレビ画面内：福岡本社勤務スタッフ（左から）家原博道さん、多田けい子さん、金森洋介さん
PIC壱岐スタッフ　森村茂美さん

テレワークでの仕事の進め方を教えてください。

金森さん：普段のやり取りはチャットです。そしてテレビ会議を毎週1時間行い、仕事の進捗報告や質問事項、協議して決めたいことなどを話しています。現在は、リーダーの梅門さん、そして今日は参加できなかったPIC壱岐の坂元さんを含めて、6名体制で行っています。

今後、SFOではどんなことをしていきたいですか？

梅門さん：テレワークによって、場所にとらわれないシニアの人材確保が可能となりました。SFOのチームが評価するほか、一回ごとに参加する「モニター」の方々からの意見を、お客様にフィードバックできるようにもしているところです。現在、壱岐には13名、福岡には19名のモニター登録者がいて、テレワークでの業務参加も予定しています。

高齢化が進む現在、シニアのための商品やサービスがますます重要視されていくでしょう。テレワークでのシニア活用が、当社の業務拡大につながっていくと考えています。社内理解を深めて既存のお客様へ新たなご提案ができるよう、コンサルタント対象にSFOやシニア市場を説明するセミナーも開催しています。

※ペンシル：シニア対応サイト診断サービス（SFO）

https://www.pencil.co.jp/sfo/

柔軟な働き方が可能で、離島での雇用も生み出しているペンシルのサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル（PIC）」。PIC所属のシニアスタッフも増え、活躍しています。福岡本社とPIC壱岐を訪問し、お話をうかがってきました。

（左から）PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

2020年までにサテライトオフィスの勤務者を20名程度まで増やしたい

現在のPICスタッフの人数や、今後の採用計画についてお聞かせください。

2018年9月現在、PIC愛宕は4名（※１）、PIC壱岐は7名です。壱岐では今年度中にもう1名の採用を予定しています。PIC全拠点を総合して毎年3名ずつ増員し、2020年までにサテライトオフィス勤務者を20名程度にしたいと考えています。

現在、PICマネージャーの梅門はPIC愛宕で勤務し、２週間に1回ほどのペースで壱岐を訪れています。以前よりもPIC壱岐へ行く回数は減りましたが、問題なく仕事が進んでいます。

​※１　第3回記事でインタビューした宮下千佳さんが、PIC愛宕から福岡本社へ勤務地が変更となったため、前回の取材時よりPIC愛宕のスタッフ数が減りました。

社内でPICの存在感は増していますか？

PICに非属人的な業務を依頼し、コンサルタントは自分たちの仕事に集中するという流れができました。3カ月に1回の全社会議では、PICの活動報告を行ったり、提供可能なサービスについて話したりし、社内での認知度は上がっていると感じています。

​今後は、コンサルタントとより密に連携してさらにいろいろな仕事をしていくとともに、PICからのアウトプットもより早くできるような仕組みや流れを作りたいと思っています。たとえば期限となっている日に完了するのではなく、期限の1日前に仕上げるといった意識改善をしていきたいですね。

ペンシルのシニア対応サイト診断サービス（SFO）（※２）ディレクターへインタビュー

SFOディレクター　金森洋介さん

「シニア対応サイト診断サービス（SFO）」に携わるようになった経緯を教えてください。

電機メーカーを定年退職後、ペンシル初のシニアスタッフとして採用され、最初はコンサルタントの補助業務を行っていました。あるとき、通販業者のお客様へシニア目線でWebサイトについて気付きや提案を行ってみたことがきっかけで、SFO（「シニア・フレンドリー・オプティマイゼーション」の略）事業を担当することになりました。

最初は一人で携わっていましたが、現在は福岡本社とPIC壱岐にいるシニアスタッフ4名と一緒に行っています。距離は離れていますが、頻繁にチャットでやりとりを行い、週1回はテレビ会議で、密にコミュニケーションをとりながら進めています。テレビ会議では、進捗度合いの確認と、各自の仕事の結果報告を行っています。これまで特にコミュニケーション面で困ったことはないですね。

テレビ会議の様子

SFOが今後、目標とすることは何ですか？

高齢化のスピードが速い日本では、高齢者のニーズに対するいろいろな商品やビジネスが今後ますます生まれるでしょう。

​60歳で定年した後、のんびり余生を送るといった人はほとんど見かけません。元気な高齢者が多く、仕事やボランティアなど何らかの形で社会に貢献できる人は多いでしょう。SFOは、そういった人たちが新たな何かを生み出していくというひとつの事例となればと思います。

​※２　ペンシル：シニア対応サイト診断サービス（SFO）
https://www.pencil.co.jp/sfo/

PIC壱岐スタッフへインタビュー①（坂元さん）

PIC壱岐スタッフ　坂元正博さん

PIC壱岐にシニアスタッフとして入社された経緯をお聞かせください。

前職は学校関係で、再任用のお話もありましたが、違う仕事をやってみたいと思い、2018年3月にペンシルに入社しました。これまでとまったく違う世界ですので、最初はとまどいや不安がありましたが、周囲の方たちに教えていただくうちに、次第に慣れてきたように感じています。

普段の仕事の進め方はどうされていますか？

たとえば、PIC壱岐のシニアスタッフとして何か提案を行うよう依頼されたら、同僚の森村さん（※）と私がまずそれぞれ個別に案を作ります。お互いの案を付き合わせた後、壱岐オフィスとしての案を梅門さんと金森さんへ送付します。金森さんからコメントをもらったら、修正を行っていくといった流れです。毎週、1時間程度の定例のテレビ会議で、4人で協議することもありますね。

※森村茂美さんについては第3回記事でご紹介しています。

シニア目線でのチェックは、自分の「見る感覚」が重視されます。シニアに使いやすいWebサイトの改善に結び付くということで、素晴らしい仕事だと考えています。

チャットについてはとても便利な手段だと思いますが、うまく説明が伝わるか、相手の受け取り方によっては誤解を受けないかなど、言葉で話すより慎重になります。最初はチャットを送るのも時間がかかりました。

PIC壱岐についてはどう思われますか？

まずはやはりオフィス環境の良さを挙げたいです。従来の「オフィス」のイメージとはまったく異なる憩いにあふれたオフィス環境です。とても働きやすく、気持ちよく仕事をさせてもらっています。

働く人の都合にあわせた融通のきく雇用形態なので、私は現在、週のうち7時間勤務の日が2日、午前中のみ3時間勤務の日が2日という形で働いています。勤務時間数が短いので、より効率的に考えて働かなければと意識しています。

チャットとテレビ会議でコミュニケーションが成り立つため、どこにいても仕事ができますね。持っている力をのびのびと発揮でき、信頼して任せてくれる包容力のある会社だと感じています。

インターネットが活用できる会社であれば、壱岐のような離島でも事業が成り立ちます。壱岐市のこれからの産業誘致や雇用促進に役立てる例となるような存在だと考えています。

古民家を改装したPIC壱岐

PIC壱岐スタッフへインタビュー➁（村井さん）

PIC壱岐スタッフ　村井麻理菜さん

PIC壱岐へ2018年4月に入社されたとうかがいました。これまでいかがですか？

私は10年ほど前に壱岐に戻り、博物館に勤務していました。この間、結婚・出産し、生活スタイルが変わっていく中、土日祝日も出勤する職場で働き続けていくのか、家族との時間を優先して仕事のペースを落とすかを考えていたときに、ペンシルの募集を知りました。

これまでもパソコンで資料作りなどは行っていましたが、Webコンサルティングは知らない世界なので不安を覚えました。ですがお話をうかがってみると、自分の今までの経験を活かせ、さらにスキルアップもできるのではと考えて応募したところ、採用されました。

同僚もみんな子どもがいるため、何かあってもお互い様という雰囲気があり、とても働きやすいです。自分が休みのときには、誰がかわりに仕事を担当してくれるかも決まっています。

現在は週5日、9時から18時までのフルタイム勤務です。子どもは一人で、保育園に預けています。土日祝が休みとなり、子どもとの時間は断然増えました。

現在はどんな業務を担当されていますか？

レポート作成や原稿チェックなどです。入社して2～3週間は研修を受け、実際にレポートを作成し、指導を受けました。研修終了後も、新しい種類の業務レポート作成では、都度教えてもらっています。会社のサポートがしっかりしているので、不安なく仕事ができています。

毎日行う定例業務と、依頼されて行う業務とが重なった場合、自分なりに優先順位をつけられるようになったかとは思います。いろいろ工夫をしていくという点では、まだこれからです。

コミュニケーションはほとんどチャットなので、最初はとまどいましたが、質問を書いているうちに自分の中で整理できてしまい、結果、質問せずに済んだこともありました。文字にすることで、理解が深まったのですね。

PIC壱岐についてはどう思われますか？

壱岐は雇用の場が限られ、自分のスキルに見合った仕事を探してもなかなか巡りあいません。もっとPIC壱岐のようなオフィスが壱岐に増えたら、仕事がしやすい環境ができるのではと思います。

PIC壱岐スタッフへインタビュー③（豊永さん）

PIC壱岐スタッフ　豊永友里恵さん

豊永さんも2018年4月に入社されたのですね。

私は以前、IT業界でプログラマーや事務職として働いていました。壱岐は夫のUターンで住むことになり、私も壱岐で仕事を探したところ、ペンシルの会社説明会がありました。IT業界にいたこともあり興味があり、話を聞いてみたところ面白そうで、働いてみたいと思いました。

子どもは未就学児が2人で、幼稚園と保育園に預けています。子どもが急に体調をくずしたときも、フォロー体制がしっかりしているので、安心してお休みをいただけています。現在は週5日、9時から17時までの勤務です。

PIC壱岐での業務についてはいかがですか？

私も村井さん同様、レポート作成を主に担当しています。前職の経験が役にたつという点では、定例作業で再び同じ作業をしなくてもいいようにちょっとしたツールをつかったり、パッチを組んだりといったことができることでしょうか。

チャットでやりとりしながら仕事をするのは初めてですが、気になったことはすぐに聞けるので、問題なくやり取りできています。最初は何をどこまで聞いていいかと迷いましたが、かなり慣れてきました。

PIC壱岐オフィスの様子

PICスタッフへ仕事を依頼しているWebディレクターの中川ゆかりさんのコメント

Webサイトの更新をしたときに変更が正しく行われているかのチェックや、決まったフォーマットを使った定期レポート作成などをよく依頼しています。

PICに依頼するようになってから、自分の残業時間は減っています。かつて行っていた定例の業務は、今は半分ぐらいになりました。その分、企画やクライアント対応など他の業務に専念できるようになりました。もはやPICはなくてはならない存在で、全社的に活用しています。

ペンシルでは、非属人的なオペレーション業務を担うサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル（PIC）」を福岡市内と長崎県壱岐市に設けています。今回は、福岡本社に加えて各サテライトオフィスを訪問し、スタッフの方たちにもお話をうかがってきました。

古民家を改装したPIC壱岐の外観とオフィスの様子

「PIC愛宕」と「PIC壱岐」、それぞれの特徴とは

御社のサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル（PIC）」は、福岡市内の「PIC愛宕」と、長崎県壱岐市にある「PIC壱岐」の2カ所にあります。それぞれの特徴をお聞かせください。

（左から）PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

2016年4月に開設したPIC愛宕は福岡本社からバスで30分ほどの市街地にあり、福岡本社のシステムソリューション部のサポートとしてサイトの品質チェックや動作確認などをメインに行っています。スタッフはシステムエンジニアなどを中心に採用しています。2018年2月現在、スタッフ数は5名で、日々の業務の振り分けや進行管理を担当するリーダーを任命しています。

2017年10月に開設したPIC壱岐はコンサルティング業務の補助として、Web広告の運用管理や資料作成業務を行っています。これまでは壱岐市が官民協働で運営する「壱岐テレワークセンター」に入居していましたが、2018年1月に古民家を改装したオフィスが完成し、移転しました。2018年3月現在、スタッフ数は5名で、4月には新たに2名の入社が決まっています。

どちらのPICにもゼネラルマネージャーの梅門は毎週訪れて業務の進捗管理を行っています。

PICを開設してペンシル社内にはどのような好影響が見られますか？

これまではコンサルタントである社員が自分で行っていた非属人的なオペレーション業務をPICに依頼できるようになったことで、本来のコンサルティング業務により集中して取り組めるようになりました。その結果、コンサルタントの今年度の月平均の残業時間は昨年度の２割減という成果が出ました。さらに、直近半年に限れば、おそらくもっと残業時間は少ないと思います。背景には、会社として働き方を見直していることもあります。

PICにはすんなりと業務を移管できていて、スタッフの方たちはこちらの予想以上によくやってくれていると感じます。また、社内の全体朝礼や四半期ごとの全社会議などでPICについても報告をする機会がありますので、これまでの進捗や、PICでできる業務やサービスを伝えて社内での認識を高めているところです。

来年度以降のテレワーク活用・拡大予定についてお聞かせください。

PIC愛宕では、リーダーを置いて、梅門の不在時もオペレーションがよりスムーズに回るようにしましたが、PIC壱岐でも同様に行えればと思っています。

場所は未定ですが、新たなPIC開設の計画もあります。これまでの経験を活かして、福岡からは遠隔となる地域に開設することも可能かもしれません。これから検討していきます。

PIC愛宕訪問：リーダーへインタビュー

PIC愛宕に入社された経緯や現在の業務内容などをお聞かせください。

PIC愛宕を訪問し、リーダーを務めている宮下千佳さんにお話をうかがいました。

前職はテストエンジニアで、Webサイトのチェックなどを行っていました。ペンシルについては、オフィスに動物のぬいぐるみが多数置かれているなどユニークな企業だと以前から興味を持っていました。PIC愛宕の人材募集を知り、これまでの経験を活かして仕事ができると思い応募。採用され、2017年7月にフルタイムの契約社員として入社しました。

PIC愛宕スタッフ　宮下千佳さん

業務の依頼は福岡本社の各部署からチャットで入ってきます。ときには福岡本社へ出向いて話を聞くこともあります。それぞれの業務内容からどのスタッフに何を依頼するかを考えて割り振ります。通常、数日間の作業期間をとりますが、ときには急ぎの依頼が飛び込んでくることもあります。そうした場合には、どこまでならできるかを提示して、できる限り請けるようにしています。

日々の連絡はチャットが中心で、Web会議は現状ではあまりしていませんが、環境が整いましたので今後はもっと取り入れていきたいです。

PIC愛宕の勤務風景

これまでリーダーとして経験を積む中で工夫をしてきたことはありますか？

現在、取り組んでいることは、チェック結果を報告するフォーマットの作成です。これまで特に決まったフォーマットはありませんでしたが、業務依頼元が求めている情報を一度でもれなく提供できるようにしたいのですが、サイトチェックは人によって視点が異なったり、チェックの細かさに差があったりします。そこで、PIC愛宕として統一のフォーマットを作り、チェック項目を明示化していきたいと思っています。全員の確認レベルを合わせるということですね。共通フォーマットがあれば、業務のたびにそれぞれが独自に書類の形式を作る必要がなくなり、チェック結果を報告する時間も短縮されます。

納品期日についてはある程度早めに設定するようにしています。日程に余裕があれば、やむを得ず、期日をずらさなければならなくなっても納期に間に合わせることが可能です。

そのほか心がけているのは日々のコミュニケーションです。デスクワークなのでパソコンに向かいっぱなしになりますが、ときには楽しい話題で雑談をします。もちろん、仕事で指摘したい点は遠慮せずに話をします。

PIC愛宕についてはどう思われますか？

このようなサイトチェック業務で短時間勤務が可能な就業場所が、そもそも福岡ではとても少ないと思います。スタッフの中には育児で就業時間が限られる人もいますので、フルタイムでなくても専門知識を活かして働ける場があることは理想的ではないでしょうか。

PICでは基本的に残業できませんが、そもそも残業が可能ですと「残業ありき」で考えてしまい、その分長時間労働になり、業務の効率化を考える機会もなくなってしまいます。実際、私の前の職場でも、残業が当たり前の雰囲気になっていました。

PIC愛宕で働くようになってからは就業時間が決まっている中、できるだけ多くの業務量をこなすなら必然的に効率化するしかありません。ただ現状、フルタイム勤務である程度融通がきく自分が業務をひきとってしまうこともあり、今後はより仕組み化を進めてできるだけそうしたことを減らしていきたいと思っています。

PIC壱岐訪問：古民家を改装したサテライトオフィス

福岡・博多港からジェットフォイルに乗船し、約1時間で壱岐へ。築56年の古民家を改装し、2018年1月に完成したPIC壱岐のオフィスを訪問しました。

落ち着いたたたずまいの外観です。

玄関をあがってすぐの部屋は研修などにも使われます。

オフィスでの勤務風景です。内装は自社でアイデアを出したもの。壱岐の自然や特産物をイメージした色が使用されています。

PIC壱岐訪問：スタッフへインタビュー①

PIC壱岐に入社された経緯や現在の業務内容などをお聞かせください。

PIC壱岐スタッフの白石さんにお話をうかがいました。

ずっと壱岐在住で、これまではいくつかの会社で事務の仕事をしてきました。PIC壱岐の募集を知ったときは市役所の臨時採用で働いていて、安定して働ける職場を探していました。ペンシルの説明会に参加して業務の話を聞き、同日に行われた面接を経て採用されました。子どもは中学生と小学生の2人です。9時から18時までのフルタイム勤務で、残業はありません。

PIC壱岐スタッフ　白石恵理さん

今は毎日、Web広告の運用を担当しています。そのほか、レポート作成や競合調査を行うこともあります。業務については福岡本社にいる担当者と連絡を取り合いながら行っています。連絡手段はチャットが多く、Web会議もたまに行います。

これまで行ってきた仕事との違いはいかがですか？

今までは給料計算など、できあがっている仕組みを使った管理業務を主に行ってきたので、ペンシルに入社して初めてWeb広告の運用に携わっています。業務のやり方などは最初に福岡本社から担当者が壱岐に来て、ていねいに教えてもらいました。

毎日、前日のWeb広告運用がどうだったかをチェックしていますが、調整した分がうまくいったとか、売上があがったとか数字で返ってくることがとても楽しみです。こういう業務は壱岐ではほかにないと思います。

PIC壱岐についてはどう思われますか？

とても働きやすい環境で居心地が良いです。子どもが小さいスタッフの中にはもっと短い時間の勤務の人もいます。壱岐にある会社で事務を担当するなら、小さい会社に一人ということになりがちなのですが、ここは何かあっても誰かがいてくれるという安心感があります。

また、壱岐にいながら東京の仕事ができるとは考えてもいませんでした。コミュニケーション面では最初は相談をしていいのかとまどったこともありましたが、チャットにも慣れてきました。何でも聞いてほしいと言ってくれているのでやりやすいです。このオフィスに来て働けることがとても楽しいです。

PIC壱岐訪問：スタッフへインタビュー②

ペンシルには健康食品などシニア向けの商材を扱うクライアントも多いので、シニアユーザーの視点でサイトを診断するSFO（シニアフレンドリー最適化）サービス「シニア対応サイト診断サービス」を担当するシニアスタッフの採用も進めています。PIC壱岐スタッフの森村さんもその一人です。

2017年12月からPIC壱岐で働き始めたばかりです。前職は市役所勤務で、2017年の３月に定年退職しました。市役所での仕事は事務全般で、私はパソコンに関することをすべて担当していました。退職後、仕事を探しているときにPIC壱岐の募集を見て、自分がもっとスキルアップしたかったこともあり応募し、選考の結果採用されました。

PIC壱岐スタッフ　森村茂美さん

私の業務は、サイトの情報を集めてシニア向けの市場を意識した分析・解析です。新しく取り組む業務ですので、福岡本社にいる同じくシニアスタッフの先輩から学びながら仕事を進めています。

普段の連絡はチャットです。顔が見えるWeb会議は電話よりもいいですね。オフィスが離れていても、テレワークでつながっているので、あまり離れている感じがしません。

PIC壱岐についてはどう思われますか？

働く場自体が少ない壱岐において、PICはとても雇用創出に貢献していると思います。事務系の仕事自体が少なく、その中でさらにある程度融通がきく仕事となるとほとんどありません。PICのような職場がもっとできればと願います。

PIC壱岐を訪問して

スタッフの方たちが、新しいチャレンジとなる仕事にいきいきと取り組んでいる様子が印象的でした。離島で就ける仕事が限られていることや、PIC壱岐への期待の大きさもあらためて感じさせられました。

現在、離島を含む2カ所のサテライトオフィスで、就業時間や就業場所に制限がある人材を雇用しているペンシル。人材の遠隔雇用を考えている企業には、興味深い事例です。福岡本社へうかがって、お話をうかがいました。

（左から）PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、代表取締役社長 倉橋美佳さん、パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

PIC開設後1年で、全社の残業時間総数が2割減！

御社のサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル（PIC）」は、現在、福岡市西区にある「PIC愛宕」と長崎県壱岐市にある「PIC壱岐」と２箇所ありますが、どういったきっかけでPICの開設を考え始めたのですか？

当社には社員とは別に、コンサルティングをサポートするパートタイムスタッフがいて、福岡本社で働いてきました。PICを開設したきっかけは、コンサルティングのサポート体制を発展させ、時間や環境に制限されない環境で、より高度な品質管理ができるようにしたいと思ったことです。

​最初のPICは開設準備スタッフ2名が福岡市西区在住でしたので、彼らが通いやすい地域でオフィスを探し、結果、愛宕に置くことにしました。2カ所目のPICの場所は他県を含めて検討している中で、ある取引先から長崎県の離島である壱岐で進んでいた官民協働のテレワークプロジェクトについてお聞きしたのです。実際に壱岐を訪れたところ、福岡からの距離が近くて福岡本社から管理者が通えますし、環境も良さそうでしたので決定しました。視察したときに「結婚で壱岐に住むことになったパソコンスキルのある主婦」が一定数いることがわかり、雇用の見込みもありそうでした。

PICのスタッフはどのように採用したのですか？

自社での募集、ハローワークでの告知、また紹介とさまざまな方法で採用しています。壱岐については市役所が協力して採用情報をPRしてくれました。現地の方にとっては、知らない会社であっても市が紹介しているなら、一度話を聞いてみようかという気持ちになるようです。

​PICの雇用形態は、契約社員もいればパートタイムスタッフもいて、各自の状況に合わせています。

PIC開設で会社が得たメリットは何でしょうか？

非属人的なオペレーション業務をPICが担うことによって、コンサルタントである社員が「考えること」に時間を費やすことができるようになりました。会社全体の残業時間は、PIC愛宕が開設してからまだ間がない2016年6月と、1年後の2017年6月とでは約2割減っています。思ったより早く成果が出ていると感じます。

​PICでは業務エラーを防ぐ仕組みをシステムに組み込み、また、業務をマニュアル化して突然作業担当者が代わっても大丈夫なようにしています。リスクヘッジができて、より品質が高いサービスを提供できるようになりました。

スキルがあるのに活かせなかった人材を雇用

PICで働いている人からはどんな声が挙がっていますか？

もともと、フルタイム雇用以外でシステムに関連した仕事はほとんどなかったようですし、壱岐ではパソコンを使う仕事に就く機会自体少なかったようです。そのため、システム関連の仕事や、パソコンを使う仕事に関するスキルがあっても活かせず、未経験の接客業や事務仕事をしなければならないことも多いと聞いていました。ですので、PICの仕事について、スタッフはみんなやりがいを感じているようです。

PICの運営についてお話しください。

ゼネラルマネージャーの梅門がどちらのPICも管理し、PIC壱岐へは週の前半、PIC愛宕には週に大体2日くらい訪問して業務の進捗確認や指示をしています。壱岐はスタートしたばかりなので、訪問に加え、週に5～6回程度のWeb会議を行って状況を把握しています。PIC愛宕には業務リーダーがおり、現在はある程度自主性に任せられるようになっているため、Web会議は少なくなりました。もちろん何かあればすぐにWeb会議を接続できる状態なので、どちらの拠点もしっかり状況を把握できる体制になっています。

​PICで働く全てのスタッフは、梅門と3カ月に一度対面で面談を行っています。PICはコンサルタントの支援業務を行いますので、ペンシルという会社の仲間意識をもって働いてほしいという思いです。

PIC壱岐スタッフとのWeb会議風景

今後、PICで働くスタッフに、在宅勤務などより柔軟な働き方を認めることもあるのでしょうか？

在宅勤務と異なり、PICで働くことは環境が整っていますが、働く方のライフイベントなど各自の状況を判断して、たとえば育児や介護などで一定期間在宅業務を希望するならば可能です。現状ではまだ具体的な事例はありませんが、もしスタッフから希望があれば相談の上、考えていきたいと思います。

業務を切り出すことに慣れれば生産性が上がる

PICに業務を依頼する社員側での業務の切り出しについてはいかがですか？

これまでの仕事のやり方を変えることに抵抗感があったり、いざやろうとするとペースが狂ってしまったりという声も多く、切り出すことには思ったより時間がかかりました。最初のうちはその点が大変でしたね。

​社員に対しては、非属人的な業務は積極的にPICに任せるよう奨励しています。代表の倉橋や経営陣が各部署のマネージャーにまず伝え、部署内でマネージャーがメンバーに伝達をしています。それでも進みが遅い場合は、梅門がその部署に行き、どういった業務なら切り出せそうか提案をすることもあります。PICで受けている業務のサービス一覧を作って部署の全員へ配布もしました。

​工数管理をしているので、どの部署からどういう業務の依頼がきているかはわかりますし、毎月集計して、そのデータを基に各部署へ声掛けをしています。業務を切り出してPICに任せている部署のほうが、残業時間が減っている傾向がありますので、切り出せる業務をもっと増やしたいと思っています。

PICへの業務の依頼は実際どう行うのですか？

事業部ごとにPICとのチャットがあり、そこから梅門や各PIC宛てに依頼します。その際に業務内容、発生頻度、ボリューム、工数などの予想を書いてもらい、それらを基にPICでの担当者を決め、納品時期を確認して作業に入ります。

シニア層の採用も積極的に

ところで御社ではアクティブシニアの活用にも力を入れているそうですね。

これから高齢化社会になっていく中で、高齢者に向けたネットサービスがもっと出てきます。そういったときに、シニア層の生の意見やアイディアなど当社の知見が生かせるように「アクティブシニア」の積極採用を行っています。

​現在は、福岡本社に1名、PIC壱岐に1名雇用しています。シニアが利用するECサイトや、シニアから見たWebサイトの課題点が抽出できないかと考えています。当社のコンサルティングの新たな武器にしていきたいですね。

ペンシル福岡本社

今年度、離島に新たなサテライトオフィスを開設したペンシル。社員の事情に合わせて働く場所のオプションを広げ、生産性向上を目指しています。東京オフィスでお話をうかがいました。

パフォーマンスマネイジメント部　（左から）安田智美さん、百瀬由佳さん

離島のサテライトオフィスは島外社員にもメリットをもたらす

御社のサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル（PIC）」についてお聞かせください。

PICでは就業時間や就業場所に制限がある人材を雇用し、当社のウェブコンサルティング業務のうち非属人的な支援業務を担当しています。具体的には、調査分析やレポート作成、システムテストなどを行っています。こうしたオペレーション業務をPICが担うことによる効率化で、より高品質なコンサルティングが提供できるようになります。

現在2拠点あり、最初に福岡市西区に開設した「PIC愛宕」は、2016年4月にオフィスを借りて開設しました。そこでためたノウハウも生かして、2017年10月に長崎県壱岐市に「PIC壱岐」を開設したばかりです。

PIC壱岐は、壱岐市と富士ゼロックスの官民協働で今年9月にオープンした「壱岐テレワークセンター」に入居しています。ここは、地方での仕事の創出や地域活性化を目的として企業や壱岐市民が利用できる施設です。

＃PIC壱岐のプレスリリースより

壱岐という離島にサテライトオフィスを開設した理由は何ですか？

壱岐は、人口の約35%が65歳以上で、日本の中でも高齢化が進んでいる地域のひとつです。この先、日本全体でも少子高齢化がどんどん進んでいくことを考えると、そのときに企業としてどのような仕事や雇用を創出していけるのか、そして、私たち自身もどのような働き方ができるのかを今から考えていきたいと思ったからです。また、壱岐の素晴らしい自然や食文化に魅了されたことも理由のひとつですね。

​PIC壱岐では、これまでに主婦やシニアの方など4名を雇用しています。離島に新たな雇用を生み出していますが、ここは壱岐在住の方たちだけのものではありません。

​福岡などと比べて壱岐は島内にコンビニも少なく、不便といえばそうかもしれませんが、新しいビジネスの発想は「不自由なことを解決しよう」というところから生まれると思っています。ここに身を置いてみたいという社員もいます。今後は福岡オフィスや東京オフィスに勤務する社員がPIC壱岐を利用して働くことなども積極的に行っていきたいと考えています。

サテライトオフィスを開設してみて、課題と感じられたことはありますか？

前述したとおり、PICは今までコンサル担当が行っていたオペレーション業務を担っています。分業することで、コンサルタントがコンサル業務により時間をとれるようにすることが狙いですが、どの業務を切り出して依頼するかといった業務整理に時間がかかりました。

また、当社はエコ通勤を推奨しているためマイカー通勤は禁止しています。ですが、壱岐はマイカーでなければ通勤できないため、規程を変えました。今後、いろいろな拠点を開設していく上で、通勤手段なども留意していかなければなりません。

「人に制度を合わせる」形でスタートした在宅勤務

サテライトオフィス開設前からテレワークを実施されていますが、テレワーク導入の経緯をお聞かせください。

約10年前、出産した社員が子どもを保育園に預けられるようになるまで時間がかかり、その間、在宅勤務を認めたことからテレワークを明確に意識し始めました。社員が出産や家族の転勤といったライフステージの変化で通勤が困難になっても、働く場所についてオプションがあれば離職を防げます。

​当社は社員の事情や意思に柔軟に対応してきています。この東京オフィスができたきっかけも、2002年に結婚で福岡オフィスに勤務していた社員が東京へ引っ越さなければならなくなったことでした。

​大きな制度を作ってそれを社内に適用するというのではなく、社員一人ひとりの状況に合わせた制度をその都度作ってきました。これは、当社の社風と言えるかと思います。

テレワークに対する社内のニーズはいかがですか？

最初の在宅勤務者以降は、しばらくテレワークの必要に迫られる従業員はいませんでした。ですが、ここ3年間ほどでキャリアを重ねた後に出産する社員が増えたり、介護をかかえる業務委託スタッフが出たりと変化があります。そうした従業員は在宅勤務規程のもと、テレワークを利用しています。

テレワークで働き続けることができるならば、会社にとっても従業員にとってもプラスになるというのが導入の目的です。

在宅勤務を認める基準はありますか？

昨年まで明確な基準はなかったので、今年、新たに在宅勤務規程を整備しました。入社1年以上で、業務が在宅勤務対象業務として適正があり、勤務態度に問題がないなどといった要件を満たせば利用できます。

テレワーク導入で困難なことはありましたか？

当社は国内拠点が福岡と東京と離れているので、普段からチャットやテレビ会議で頻繁にやり取りしています。部署のゼネラルマネージャーが東京オフィス勤務でも、メンバーは全員福岡にいるといったこともありました。ですので、テレワークをする従業員がいても、特に不都合はありませんでした。連絡先が別の拠点ではなくて、自宅に変わっただけという感じです。

東京オフィスの会議室。テレビ会議ができるシステムが整っている

テレワークの実施環境についてお話しください。

現在は、在宅勤務者が自宅で仕事をする際には、会社貸与のパソコンを自宅に持ち帰り、セキュリティ上問題ない範囲で自宅の回線からアクセスしています。貸与する機材やシステム面は、今後、テレワーク利用者が増えていくとともに、さらに検討しなければとは思っています。

「働く場所が自分のデスクである必要はない」企業文化に基づくテレワーク

現在、出産や介護でテレワークを利用している人たちは週何回くらい行っていますか？

出産後から今まで2年間ほどテレワークを利用している社員や、介護で同程度の期間テレワークを利用している業務委託スタッフは、ほぼずっと在宅勤務です。

​当社では「子どもを預けられないとテレワークできない」といったことはなく、自宅にお子さんがいても在宅で終日作業をすることを認めています。もちろん、お子さんが病気で看病する必要があり、まったく仕事ができないという状況では休暇をとってもらっています。

​産休から復帰している社員については、基本的には出勤し、状況によって在宅勤務を組み合わせています。子どもは急に調子をくずすこともあるので、たとえば、当日の朝に「今日は在宅勤務します」と連絡してテレワークすることもあります。そういった申請のタイミングは、きちんと職場への連絡ができているのであれば、個人にまかせています。

在宅勤務中の時間管理はどうされていますか？

チャットで業務開始、終了の連絡をしてもらう以外は、厳密な時間管理は、現在は行っていません。ある程度の時間、離席をする際には連絡を入れて分かるようにしています。たとえば、朝、業務を始め、途中で子どもの授業参観のため数時間外出してまた戻ってきて業務を行うといった場合には、「私用外出3時間」といった報告をしてもらっています。

自分のミッションを果たしていれば、働き方についてはかなり自由が認められる社風だと思います。

在宅以外での勤務も認めていますか？

当社は明確に仕事の場所を定めてはいません。絶対に自分のデスクで仕事をしなければならないといったこともありません。福岡オフィス内にはカフェや畳の部屋もあり、気分転換をしながらいろいろな場所で仕事ができるようになっています。

​ちなみに社内カフェは、外のカフェに行って仕事をする社員がいて、それだとお金もかかってもったいないということになり、では社内に作ろうということで生まれました。

離職防止以外に、ここまでの在宅勤務で感じている効果をお聞かせください。

通勤時間が削減されるのは大きいですね。都内の通勤では、往復で2～3時間かかる社員もいますが、その時間でたとえば授業参観に行くことができ、時間を有効に使えます。また、在宅勤務中は電話や来客応対がないので、仕事にとても集中できています。

そしてテレワークを行う人が出てくると、若い社員がそういう働き方もあると知り、「いずれ自分も結婚、出産したら利用してみたい」とロールモデルになっているようです。

​今は出産、介護以外の利用者がいませんが、将来的にはそのような「やむをえず通勤できない」理由によらず、「今日はテレワーク、今日は出社」と個人の裁量で使えるようにできたらと思っています。

テレワークの理解・活用について社内ではどんな推進活動を行っていますか？

テレワークについては普段の業務の中で伝えています。WEB社内報では、2年ほど前から、各拠点にいる人が社内の状況を把握できるようにしています。産休、育休で在宅勤務をしたスタッフからは、様子が分かるので非常に安心したと感想をもらいました。

今年度は、テレワーク活用・拡大によりどの程度の成果を得ることを目標としていますか？

PIC壱岐は、今年度中に計5名の雇用を目指しています。また、オフィスは「壱岐テレワークセンター」から、国の補助金を利用して古民家を改造するオフィスへ移る予定です。

​今後は、壱岐の特産品をネット販売するなど、壱岐だからこそできる仕事を作っていきたいです。壱岐は人口減少が激しく、大学がないので進学するなら島を離れなければなりませんが、そうして一度島を出た人がUターンするきっかけになったり、Iターンも生まれたりすればと思っています。離島創生に少しでも貢献したいですね。