テレワーク用ツール

テレワーク用ツール

テレワークは本拠地のオフィスから離れて仕事をするため、テレワーク用ツール(情報通信システム)を利用することが必要になります。テレワークで利用するツールには、リモートアクセスツール、コミュニケーションツール、管理ツール、ペーパーレス化ツール、安全なモバイルテレワークツールなどがあります。ここではそれぞれの特長を紹介しましょう。

テレワーク用ツール

(1)リモートアクセスツール

テレワークは本拠地から離れたところで仕事をするため、データやソフトウェアに外部からアクセスするツールが必要となります。月々の利用料を支払って利用する月額方式のツールを利用すれば、初期投資を小さく抑えられるので、中小企業にも負担が少なく利用可能です。

中でもリモートデスクトップ方式、クラウドアプリ方式、VPN方式が比較的安価に利用できます。リモートデスクトップ方式は、外部のパソコンから認証サーバーを経由して、普段会社で利用しているPCの画面を転送して利用するシステム。データのダウンロードができないので、情報漏えいの危険性が比較的小さいシステムです。利用料も安く、導入もクライアント側で簡単にできるので、少人数のテレワークを検討している中小企業には最適でしょう。

代表的なリモートアクセスツール

(2)コミュニケーションツール(Web会議システム)

コミュニケーションツールには、テレビ会議システム、Web会議システム、Eメール、チャット、SNS式情報共有ツール(Lineなど)があります。 テレビ会議システムは専用の機器を利用して遠隔会議をするシステムです。Web会議システムはPC用のソフトで、遠隔会議ができるものです。これらは遠隔で働くことによるコミュニーション不足を補い、交通費などのコストを削減できます。中でもWeb会議システムは専用の機器が必要なく、通常のモバイルPCで利用可能です。Web会議システムは月額の利用料を支払って利用するものが多く、中小企業にも導入しやすいと考えられます。

(3)労務管理システム

遠隔地で仕事をするテレワーカーの労務管理をどのようにするか、ということが課題になってテレワークを導入できない場合があります。このような時には、リモートでテレワーカーを管理するツールを利用するのも一つの方法です。

労務管理用システムの中には、在宅勤務者がどのような画面を見ていたかをランダムにキャプチャーして、あとで上司が見ることができるものがあります。監視システムのようだと、嫌がる従業員もいるかもしれませんが、オフィスにいる時は上司が後ろを通る時など、画面を見られることもあるでしょう。それと同じという感覚でいればあまり気にならないかもしれません。サボっていないことを上司に分かってもらえるので、逆に安心という従業員もいるようです。システムによっては、在宅勤務時に私用をする時のために離席ボタンと戻った時の着席ボタンを有するものがあります。その場合は、着席している時間だけを集計して、一日の労働時間とします。

他の労務管理用システムでは、その人がどういう状態にあるかプレゼンスを表示する機能があります。勤務時間中のプレゼンスを集計して、どのような働き方をしているかを分析できるようになっています。

しかし、基本的には全社的に成果主義の評価システムを採用し、プロセスよりも成果で評価することが企業の生産性向上につながると考えられます。多くの企業では、始業時にメールなどで実施項目を連絡し、終業時に報告するという対応で労務管理をしています。

(4)ペーパーレス化ツール

テレワークを実施するには、紙の文書を少なくするペーパーレス化は必須条件です。ほとんどの文書を電子化して、サーバー上の共有フォルダーに置いておけば、リモートアクセスで、どこからでもその文書を参照することが可能になります。 しかし、社内にある全文書をペーパーレス化するのは、かなりハードルが高いです。まずは、利用頻度の高い文書から徐々にペーパーレス化するのが現実的でしょう。ペーパーレス化にあたっては、電子文書化システムを使って既存の文書を電子化します。

(5)安全なモバイルテレワークツール

営業担当者などが、出先ですきま時間を活用して、スマートフォンやタブレットでメールを見たり、スケジュールを確認したりすることは、当たり前になりつつあります。しかし、モバイルワーク環境では、端末機器の紛失や盗難といったリスクが在宅勤務以上に大きくなります。

 このようなリスクに対して、安全なテレワーク環境を実現するためにセキュアブラウザやセキュアコンテナというツールがあります。

セキュアブラウザとは、ドキュメントやデータをデバイス上の安全な領域で表示し、終了時に自動的に消去するシステム。クラウド利用や社内ネットへのアクセス時に情報漏洩のリスクを回避できます。

セキュアコンテナは、デバイス上にコンテナと呼ばれる暗号化した安全な領域を作成するシステム。私物のスマートフォンなどでも、個人利用とは切り離して、グループウェアやメール業務アプリケーションを安全に利用できます。また紛失時も遠隔からデータ消去できます。